Viajes Laborales: qué es lo primero que debemos averiguar para evitar sorpresas

Durante los más de veinte años que llevo trabajando en tecnología (¿tantos?) tuve que realizar muchísimos viajes laborales, todos al exterior excepto el primero. Después de tanto tiempo ya hago los preparativos casi en automático pero cuando recién comencé me hubiera gustado tener una guía para no tener tantos nervios e incertidumbre. Si bien hay mucho que tener en cuenta, estos son los primeros puntos que debemos averiguar, mucho antes de preparar la valija.

Mi primer viaje laboral fue dentro del país, a Córdoba, y en ómnibus. Y también fue el último dentro de Argentina porque luego todos los demás fueron al exterior y en avión. El primero de ellos fue a México DF, ciudad que amé y a la que siempre quiero volver, pero debo confesar que sufrí muchísimos nervios antes y durante el viaje.

Tenía sólo 23 años y nunca había viajado sola fuera del país, menos tan lejos. Me preocupaba olvidarme cosas a la ida o a la vuelta, cómo manejarme con el dinero (ni siquiera tenía tarjeta de crédito), qué hacer si surgía algún inconveniente y varias cosas más.

Más allá de en qué momento de sus vidas se encuentren cuando tengan que realizar su primer viaje laboral, o si ya han viajado pero lo van a hacer por primera vez en una nueva empresa o a un nuevo destino, es bueno revisar los siguientes puntos para no tener luego sorpresas desagradables.

Organización de los tiempos

Horarios de actividades en destino

Antes de que se confirmen o incluso se reserven los pasajes, se deben conocer los horarios exactos de TODAS las actividades que se realizarán en destino, no sólo las reuniones y sesiones de trabajo sino también las actividades sociales o de integración. Muchas veces se organizan comidas por la noche o salidas a lugares típicos y, conociendo estos horarios, podemos saber mejor qué vuelos nos conviene reservar.

Tiempos desde y hacia el aeropuerto

Para hacer una estimación mejor, necesitamos averiguar también los tiempos de traslado desde y hacia el aeropuerto en los horarios que viajaremos. Una vez me ocurrió que tenía una actividad en el último día hasta el mediodía y me habían reservado el pasaje de regreso para las 4:15 pm de un viernes. Luego averigüé que el tiempo en taxi para los viernes al mediodía en San Pablo, Brasil, desde la oficina hasta el aeropuerto se estimaba de 3 horas, por lo que iba a llegar a las 4 pm, casi la hora en la que el vuelo salía, y no 2 horas antes como es requerido.

Esto es de vital importancia especialmente para la llegada también, ya que no queremos iniciar con retraso la actividad del primer día.

Además es fundamental saber si se irá directo del aeropuerto a la oficina o si se pasará por el hotel, no sólo para calcular los horarios correctos sino para saber con qué ropa viajar. En este caso, considerar si se va a llevar un calzado más cómodo para caminar por el aeropuerto y otro para la oficina. Adoro mis zapatos de taco pero no fueron hechos para desplazarse kilómetros dentro de las terminales.

Manejo de dinero

En cada nueva empresa, con cada nuevo cliente y a cada nuevo destino confirmar cuáles gastos serán cubiertos y cuáles corren por cuenta nuestra:

Pasajes de avión
Hotel y los servicios incluidos (desayuno, internet)
Traslados desde y hacia el aeropuerto
Traslados locales (cuáles, cuántos y topes)
Comidas

Para el caso de los traslados es importante consultar si se debe utilizar un determinado servicio (taxi de aeropuerto, Uber, auto de la empresa), ya que podrían no reconocernos el gasto si no lo hacemos de la manera indicada.

Comprobantes de gastos válidos

Es fundamental consultar de qué manera serán cubiertos los gastos, es decir, si nos darán una tarjeta corporativa, si nos entregarán un adelanto en efectivo o si nos harán la devolución a nuestro regreso.

Para todos los casos verificar cuáles son los comprobantes válidos a presentar (en algunos lugares no es lo mismo un ticket que una factura) y qué tener en cuenta al momento del cambio de divisas.

Comidas

Por último, validar reglas de la empresa en cuanto a gastos de alimentación dado que, por ejemplo, puede haber un límite de importe por comida, o no se permite cubrir gastos de comidas de otras personas, y podría estar permitido o prohibido incluir bebidas alcohólicas en la cuenta.

Estos fueron apenas los primeros puntos a considerar si vamos a hacer un viaje laboral. Existen otros que también son importantes, no sólo antes de partir sino también durante el viaje y al regreso, por lo que vamos a cubrir este tema en más de un post.

En esta publicación pueden encontrar las consideraciones sobre las coberturas en destino (salud, celular) y características que deberemos conocer de antemano sobre el lugar. Próximamente podrán bajar una guía con el checklist completo así que, ¡a estar atentos!

Luego de haber viajado para varias empresas diferentes y para muchos clientes distintos, la principal recomendación es que nunca den por sentado ninguna regla o condición de experiencias anteriores. ¡Las diferencias entre las compañías son enormes! ¿Tienen algún consejo para compartir en relación a las sugerencias de hoy?

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Imagen de Rainer Prang en Pixabay