Viajes laborales: qué hacer durante el viaje

 

 Tendremos que hacer un viaje laboral y, como ya tenemos todo coordinado, nos relajamos. Ya tenemos las reservas de vuelo, alojamiento y traslados. Incluso hasta averiguamos qué clima vamos a tener durante esos días. ¿Pero es suficiente haber planeado todas las actividades con anterioridad o hay algo más que podemos hacer para estar listos ante cualquier problema?

 

En posts anteriores hablamos sobre lo que debemos tener en cuenta al organizar un viaje laboral, y qué debemos averiguar sobre el destino. Pero si queremos estar bien preparados para que nuestro viaje sea un éxito y lo aprovechemos al máximo, es bueno tener en cuenta los siguientes puntos:

 

Información impresa y en soporte digital

 

Puede sonar exagerado pero si somos previsores, cualquier inconveniente que tengamos se va a solucionar más rápido y nos va a afectar menos (o nada) el viaje para que el objetivo del mismo se cumpla. Para eso es muy importante llevar impresos y además en soporte digital, como imágenes o notas en el celular o en una tablet, los siguientes datos:

 

Vuelos

 

Número de vuelo, horarios ¡y aeropuerto! De ida, vuelta y tramos intermedios.

 

Información personal

 

Lleven anotados números de pasaporte, visas, fechas de vencimiento. También datos de un tercero como contacto de emergencia que nos suelen pedir al hacer el check in, y fotos de tarjetas y de pasaporte. ¿Sabían que teniendo las imágenes de los documentos perdidos, generalmente se pueden conseguir de forma más rápida?

 

Domicilios

 

Nombre y dirección exacta del hotel donde estaremos, junto al número de reserva. También los datos de la oficina y un teléfono de contacto de la primera persona con la que nos reuniremos.

Les sugiero agregar, o al menos ver con anterioridad, un mapa para conocer las ubicaciones de los lugares que visitaremos. No solamente para estar orientados sino para tener claridad al momento de indicarle a quien nos transporte. En este sentido, también les recomiendo memorizar la dirección a donde irán justo antes de tomar un taxi de la calle. Esto hará parecer que son conocedores del lugar y podría evitar que los “paseen” para cobrarles de más.

Tengan un número de teléfono de contacto de quien deba pasar a buscarlos por el aeropuerto, en caso de que no encuentren a nadie. ¡Qué feo es estar esperando en el aeropuerto y nadie llega!

 

Compromisos agendados

 

Preparen una nota con todas las reuniones y eventos a los que asistirán, junto con sus domicilios y las personas con las que estarán. Es fundamental tener esta información en la agenda del celular también, pero recuerden que los teléfonos móviles pueden fallar en el momento menos indicado, y una nota o una agenda física nos salvarían.

 

Seguro de viaje

 

Deben llevar esa información SIEMPRE encima. Si les pasa algo y tienen los datos en el hotel lejos de ustedes, no van a servir de mucho. Los teléfonos a los que tendrán que llamar deben estar especialmente al alcance.

 

Equipaje de mano

 

Cada uno tiene su preferencia: unos quieren viajar sin equipaje para despachar si es posible, y otros no quieren tener equipaje de mano. Pueden hacer como más les guste para sus vacaciones pero para viajes laborales, les recomiendo enormemente que lleven, al menos para la ida, un equipaje de mano con lo siguiente:

 

• Ropa para el primer día de trabajo
• Elementos de higiene básicos (desodorante, perfume, cepillo de dientes, peine, maquillaje)
• Material que necesitarán para el primer día de trabajo, no sólo la computadora sino información impresa a entregar, presentaciones, etc

Esto es importantísimo porque hay miles de anécdotas sobre pérdida de equipaje por parte de las aerolíneas, y nos puede arruinar el viaje o, al menos, hacernos sentir muy incómodos los primeros días hasta que se resuelva al problema.

 

Gastos

 

La mayoría de las veces deberemos presentar una rendición de gastos al regreso. Es una de las tareas que más me molestan en relación a los viajes pero entiendo que es algo necesario. Les recomiendo lo siguiente:

 

• Guardar los comprobantes o facturas de cada gasto que realicen siempre en el mismo lugar: en la billetera, en un determinado bolsillo, etc., para no tener que estar buscándolos después.
• Sacarle una foto al comprobante. Si es posible, hacerlo en el momento, sino por la noche cuando ya estén en el hotel.
• Ir registrando en una nota en el celular o en un anotador que tengamos siempre a mano, cada gasto que hagamos, la forma de pago (efectivo o tarjeta), y el concepto (traslado de X a Y, cena, compra específica). También hacerlo en el momento, y si no fuera posible hacerlo por la noche sin falta.

Con esta información, hacer la planilla de rendición de gastos será muchísimo más rápido!

 

Reuniones

 

Que estemos de viaje no implica que no debamos realizar las reuniones de la forma correcta. Si no son ustedes quienes las organizarán, asegúrense de todas formas que se vayan cumpliendo los pasos necesarios: que se entienda el objetivo de la misma al iniciar, que se realicen las actividades pactadas, y que se haga una conclusión al finalizar. Soliciten el envío de la minuta por parte del responsable, o pueden ofrecerse a realizarla ustedes si corresponde. Cualquiera sea el caso, no dejen de tomar sus propias notas, ya que podrían servir tanto para redactar la minuta como para validar la que envíe otra persona. Pueden revisar el post sobre este tema, donde también podrán bajar un modelo gratuito de minuta de reunión con su explicación.

 

Equipaje de regreso

 

Por último, al preparar las valijas antes de dejar el hotel, asegúrense de tener lo siguiente en el equipaje de mano:

 

• Materiales para el último día de trabajo
• Ropa cómoda para el viaje de regreso (si necesitarán cambiarse)
• Información y documentos de viaje a mano

A veces nos entusiasmamos con el regreso y dejamos dentro del equipaje a despachar el cargador de la computadora o del celular, o el pasaporte y los datos del vuelo.

 

Nada nos asegura que no ocurra algún inconveniente, pero cuanto más preparados estemos, mejor podremos hacerle frente a la situación.

 

Les recomiendo que hagan un checklist con todos estos puntos y que lo tengan a mano, de manera que ante cada nuevo viaje, sólo deban ir revisando paso por paso y no tener que pensar todo de nuevo. Ahora sí, ¡aprovechen su viaje!

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