6 consejos para planificar proyectos grandes

“¿Por dónde empiezo?” fue la pregunta con la que muchas veces iniciaba los nuevos proyectos durante mis años liderándolos. La mayoría de las veces se trataba de trabajos que llevarían no sólo meses sino años completar. Entonces, identificar cuál es el primer paso de todos y comenzar a planificar no es fácil con algo tan grande. Pero como dice el dicho: “¿Cómo lograr comerte un elefante? Un bocado a la vez”

Sí, la primera vez que escuché el dicho sobre comerse el elefante se me puso la piel de gallina. Me encanta el asado, pero de ahí a comer un elefante… (piel de gallina de nuevo en este momento…).

Aunque volviendo a la metáfora, muchos de los proyectos que tuve que iniciar fueron gigantes. Miles de tareas para hacer, riesgos a considerar, personas a involucrar, contrataciones que realizar, y todo en el menor tiempo posible. También me ha pasado al tener que hacerme cargo de un proyecto que había iniciado otra persona, pero luego pasaba a mí.

Y no crean que ésto sólo pasa en el mundo laboral. Piensen en lo que implica:

la mudanza a una nueva casa, ya sea más grande o más chica
una remodelación
la llegada de un nuevo integrante a la familia (¡o más de uno a la vez!)
iniciar o retomar un estudio (curso, carrera universitaria, un idioma)
la organización de un viaje personal o laboral
¿Iniciar un emprendimiento? ¿Alguien?

Y además, ¿quién dijo que es lo único de lo que nos tendremos que ocupar…?

Una buena mentalidad es fundamental

Como lo dije más de una vez, la mentalidad lo es todo, o casi todo. Si al ver todos esos proyectos me corre un escalofrío por la espalda y me tienta el salir corriendo a toda velocidad, las tareas que tenga que hacer con ese ánimo no irán por buen camino. Lo primero es respirar hondo, pensar que para cruzar la meta sólo deberé ir dando un paso tras otro, y que el primero de ellos será ver “la gran foto” para poder empezar a planear.

El primer paso

En caso de que tengamos más de un proyecto del que hacernos cargo (la situación más común) debemos tener claro que no podemos tener la mente en todos lados a la vez. Sabemos que hacer Multitasking no ayuda, así que nos tenemos que concentrar en ellos de a uno.

Por eso debemos determinar primero con cuál iniciar. A menos que haya prioridades impuestas por algún motivo, evaluaremos lo siguiente:

¿Cuál es el proyecto que tiene mayor impacto en mis objetivos y me acerca más a lograrlos?
¿Alguno de ellos cubre una necesidad o un riesgo urgentes?
¿Existe alguna razón que me impida comenzar con uno de ellos?

Las respuestas a las preguntas 1 y 2 nos ayudarán a detectar los proyectos candidatos a ser los primeros en los que nos vamos a enfocar, mientras que la respuesta a la pregunta 3 nos indicará cuál podemos posponer en relación a su atención.

Comenzar a planear

Una vez seleccionado el proyecto con el que comenzaremos a trabajar, debemos ver si tiene todos los requisitos claros:

- El objetivo
- El alcance
- Los plazos de tiempo
- Las restricciones
- Los recursos necesarios (humanos, financieros, materiales)

De no ser así, el primer paso será clarificarlos para, recién después, poder planear adecuadamente.

Si la solicitud de esta clarificación implica que tendremos que esperar por la respuesta, entonces podemos pasar este proyecto a la lista de espera y avanzar con el siguiente mientras tanto.

Divide y vencerás

Este dicho aplica totalmente para los grandes trabajos. Lo que muchas veces nos presentan como un proyecto, es en realidad un programa, algo más grande. Es decir que estará formado por varios proyectos que, juntos, buscarán lograr un gran objetivo. Uno de los últimos en los que estuve involucrada fue un programa corporativo de una empresa alemana, cuya meta era implementar el mismo sistema de Recursos Humanos en todas sus empresas del mundo. De esa manera, la implementación en cada país era un proyecto en sí mismo.

Otras veces, no estamos frente a un programa pero sí es posible dividir nuestro proyecto en segmentos más pequeños. Esta división nos permitirá tratar cada una de esas partes como un subproyecto, con sus propios tiempos, recursos y definiciones.

Supongamos que tenemos que ayudar a alguien a mudarse de una casa grande a una más pequeña. A primera vista puede parecer un proyecto, pero en realidad conviene subdividirlo en las siguientes unidades:

- Venta de la casa grande
- Búsqueda y compra de la casa más pequeña
- Selección de todos los objetos y muebles que irán a la nueva casa y los que no (¡Marie Kondo, te necesitamos!)
- Decisión sobre qué hacer con cada uno de los objetos y muebles que no irán a la nueva casa (descartar, donar, vender) y hacerlo
- Mudanza al nuevo hogar
- Organización y decoración de la nueva casa

No hay duda de que cada uno es un proyecto en sí mismo, y nada fácil, ¿no?

Los próximos pasos

Cuando finalmente tenemos claro en qué proyecto vamos a trabajar ahora, debemos pensar en la lista de pasos necesaria. A menos que tengamos que presentarle a alguien el plan completo, no es necesario pensar absolutamente TODOS los pasos detallados al inicio. Sí es importante definir la lista de las primeras acciones que deberemos ejecutar, y por supuesto, cuál es la primera de todas.

Cuando comenzamos a listar estas tareas, debemos ir viendo si unas dependen de otras, o si existe algún requisito para poder avanzar con algunas de ellas. Esto nos ayudará a definir el orden que deberemos seguir.

Finalmente, es importante poner plazos de fecha a esas tareas, ya que cuando no lo hacemos, la fecha es “algún día”, y ese día nunca llega.

Asegurar el avance

Por último, es necesario definir cuanto tiempo le vamos a dedicar por semana a ese proyecto para poder ir cumpliendo las tareas definidas (les sugiero aplicar la técnica de Time Blocking), y cada cuánto evaluaremos su avance, para poder determinar si tenemos que hacer ajustes al plan original.

¿Tienen algún proyecto “titánico” por delante, o más de uno? ¿Por dónde van a empezar?

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