Cómo terminar tu día de trabajo con éxito

Todos los días pasa lo mismo. Se acerca el horario de la salida de la oficina y pareciera que todos se acuerdan de lo que necesitan a último momento. ¿Y nosotros? También… Empezamos a hacer todo más apurados, miramos la agenda y vemos un informe que había que entregar hoy y que como nos distrajimos más temprano con otra cosa nos habíamos olvidado, diez minutos de las 6 pm llega un e-mail con una pregunta del jefe. ¡Y todavía tenemos tanto por terminar!

Casi pareciera estar viendo sus cabezas asintiendo, porque es lo que nos ha pasado a la mayoría más de una vez. Y el resultado es que nos quedamos en la oficina trabajando mucho más tiempo del que deberíamos. Entonces ya no podemos volver a casa en horario para disfrutar de nuestra familia, o hacer lo que teníamos planeado en casa, o llegar a las clases de la universidad o del curso que estábamos haciendo.

Lo más probable es que seguramente tampoco hayamos logrado terminar con todo antes de irnos. ¡Y la verdad es que el trabajo nunca se termina! Es por eso que cuando hablamos sobre las rutinas que deberíamos armar para hacer más fáciles y fluidos nuestros días, debemos considerar en la lista a la rutina de fin del trabajo.

Rutina de fin del trabajo

No importa si trabajan en una oficina o desde su casa, esta rutina es fundamental para darle un corte a esas horas del día que hemos destinado a trabajar. Necesitamos hacerlo correctamente para que podamos luego disfrutar de nuestros seres queridos, nuestra casa, nuestro tiempo libre. Este “ritual” es incluso más necesario cuando trabajan desde su casa, porque no está presente ese corte obvio de tener que salir de la oficina y viajar de vuelta a nuestro hogar.

Para aquellos adictos al trabajo, o los que dicen que por tener un negocio propio o un cargo determinado no pueden despegarse ni un minuto, sepan que no sólo deben ser capaces de parar de trabajar en un cierto momento del día por su familia y por su salud (razones que deberían ser las de mayor peso), sino también por su propio rendimiento. El poder dar por concluido el día de trabajo de la forma correcta implica que nuestra mente queda despejada para descansar y disfrutar de lo que queda del día, asegurando así un mayor foco al día siguiente.

Si también sienten que no pueden para porque tienen muchas cosas para hacer, siempre es preferible buscar técnicas para trabajar más productivamente, tanto a a nivel personal como grupal, que sumar horas de actividad al día. Nuestra concentración y capacidad de trabajo tiene un límite, y lo que a las 7 pm u 8 pm nos llevaría una hora, podría llevarnos 15 minutos al día siguiente cuando estemos más frescos y descansados.

Para qué sirve

Esta rutina tiene como objetivo trabajar en conjunto con la rutina de inicio del día laboral, así como la rutina de la noche trabaja apoyando la rutina matutina. Este ritual le permite a nuestra mente cerrar el capítulo del trabajo por el día de hoy para pasar a la próxima actividad, pero también debe facilitarnos las cosas a la mañana siguiente cuando retome con las tareas en la oficina.

Una de las acciones que la componen es justamente la revisión del plan y la agenda para el día siguiente, porque debemos estar preparados con todo lo necesario para afrontar lo planeado.

Cómo la defino

Vamos a ver en un ejemplo algunas sugerencias sobre cómo armar una rutina que sea exitosa:

Alarma

¡Esta alarma es casi tan importante como la del despertador de la mañana! La mayoría de las veces nos va a ocurrir que estamos tan absortos con lo que estamos haciendo que se nos va a pasar al hora. Programemos entonces una alarma para la hora en la que vamos a empezar con las actividades de la rutina. Si es posible, que no sea un ruido de tipo despertador sino algún sonido agradable, que nos deje una buena sensación que podamos asociar al fin del día laboral. Estaría buenísimo incluso que sea una canción que nos inspire! Pero, por favor, si compartimos nuestro espacio de trabajo con otros, usemos auriculares para no molestar a los demás.

Revisar e-mails

Cuidado con esta tarea porque puede arruinarnos todos los esfuerzos para irnos en horario si no la hacemos bien. El objetivo es darle una última mirada a los correos para ver si no hay algo urgente que debamos atender. Ojo, URGENTE de verdad. Tenemos que ser capaces de distinguir si algo puede esperar a la mañana siguiente y sólo debemos informar a quien lo pidió que lo vamos a resolver de esa manera. Luego de haber visto lo que está pendiente y sus prioridades (no pueden ser más de 5 minutos), lo usamos para el paso que sigue.

Actualizar lista de tareas

Tomando lo de la revisión del correo del paso anterior, actualizaremos la lista de temas pendientes con los que tenemos que trabajar, agregándolos a donde corresponda. Esto será dentro de la lista de acciones de un determinado proyecto, o en la lista de tareas individuales que tengamos.

Ver plan del día siguiente

Revisaremos en nuestra agenda lo que tenemos planeado para el próximo día:

Las reuniones y llamadas programadas
Los bloques de trabajo definidos (recuerden la técnica de Time Blocking)
La ropa y materiales que necesitaremos (dependiendo de las ubicaciones que debamos visitar, podríamos necesitar más o menos abrigo, calzado adecuado, llevar o no la laptop, etc)
Actividades no laborales que tengamos antes o después de la oficina

Aprovechemos y pensemos en las 3 cosas más importantes que queremos lograr al día siguiente, así tendremos un camino claro para empezar por la mañana.

Cerrar programas de la computadora

Sí, ya sé que esto quizás tenga que ver con mi formación en tecnología (soy Licenciada en Sistemas), pero tengan en cuenta que si dejamos todos los programas abiertos y la computadora “en suspenso” todos los días, ésto va a empeorar su rendimiento. ¿De qué nos servirían las mejores estrategias de productividad personal si después la computadora anda lento como una carreta?

Ordenar el lugar de trabajo

Finalmente debemos dejar todo en buenas condiciones, exactamente de la forma en la que nos gustaría encontrarlo al día siguiente. Llevemos las tazas de café a lavar, guardemos hojas y carpetas, apaguemos todo lo que no sea necesario (un ahorro de energía no viene mal), y que el sonido de cuando se apaga la computadora sea música para nuestros oídos.

Ahora sí, nuestra mente está libre, relajada y lista para dedicarnos de lleno y con presencia total a lo que resta del día.

Les propongo que luego de bajar la guía para crear su rutina (¡hagan click más abajo!), me cuenten qué es lo que les resulta más difícil a la hora de terminar con el día laboral. ¿Quién se anima a ser el primero en dejarme su comentario?

Clickeando en el botón de abajo podrán bajar la guía de forma gratuita.