Cómo organizarse con el método GTD

 

 Liberar la mente. Esa fue la primera gran revelación que tuve al conocer este método. Y con la mente libre tenemos la posibilidad de pensar un poco más allá, de forma más general y estratégica. ¿Se imaginan tener la mente vacía, sin una cantidad enorme de temas que tenemos que recordar, desde la lista de las compras del supermercado hasta los puntos a comentar en la reunión del trabajo de mañana? Hay varios hechos que fueron mi punto de partida en el camino de la planificación y la productividad, y descubrir el método GTD fue uno de ellos. Conozcan lo que significa y cómo funciona.

 

Como decía, hay varios temas que me llevaron a adentrarme en el camino de la planificación y la productividad, y GTD fue definitivamente uno de ellos. Fue una inspiración para un buen porcentaje de mi método de organización actual, tanto para los asuntos personales como para los laborales, por eso me refiero a una planificación integral de todos los aspectos de nuestra vida.

 

Getting Things Done

 

El método GTD fue creado por David Allen y significa “Getting Things Done”, algo así como “Haciendo las cosas”, aunque en realidad el sentido sería más “Terminando las cosas” (dejándolas hechas). Sí, suena súper simple, ningún nombre sofisticado, y es porque el método quiere justamente resaltar la simpleza.

David Allen sostiene como uno de sus grandes principios que nuestra mente no está hecha para recordar ideas sino para generarlas. Y al tener muchos temas en nuestra cabeza, se produce un stress por la preocupación de todo lo que tenemos o queremos hacer y no debemos olvidar.

Él sugiere construir un “cerebro fuera de nuestro cerebro”, un lugar donde tener todo almacenado y que nos vaya diciendo lo que tenemos que hacer, para poder concentrarnos sólo en un tema a la vez.

 

Los cinco pasos fundamentales

 

GTD propone seguir los siguientes cinco pasos:

 

1. Capturar
2. Clarificar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer

 

No son las traducciones exactas de los nombres oficiales de los pasos, pero ayuda a que se entienda mejor. ¿De qué se trata cada uno?

 

Paso 1: Capturar

En este paso se espera que vaciemos nuestro cerebro, que hagamos el famoso “Braindump” y volquemos en algún medio (hoja de papel, planilla de cálculo, documento Word, lo que más les guste) todo lo que tengamos en la cabeza:

 

• Cosas para hacer en casa
• Proyectos del trabajo
• Llamados telefónicos a hacer
• Trámites que debemos realizar
• Personas con las que debemos hablar
• Ideas que tenemos rondando
• Cosas que nos gustarías hacer
• Libros, películas y series a las que les queremos dedicar tiempo
• Actividades pendientes con familia y amigos
• Hábitos o rutinas que quisiéramos implementar
• Etc

 

Podría seguir escribiendo líneas sin parar durante horas, y éso es lo que les va a pasar a ustedes si hacen este ejercicio. No importa que quede todo mezclado, saquen absolutamente todo lo que tengan en su cabeza hasta que quede vacía.

 

Paso 2: Clarificar

Una vez que terminen su Braindump, van a sentir una sensación de alivio increíble. Así, con el alma liviana y la mente despejada, es buen momento para comenzar a procesar todo lo que volcaron en sus hojas. Van a recorrer uno por uno todos los ítems que escribieron y van a preguntarse: ¿Hay alguna acción inmediata que debo hacer con ésto?

Por ejemplo, si tienen escrito “pagar el gas”, la acción correspondiente es realizar el pago y archivar la factura y el recibo. Pero si tienen “Casamiento de mi primo” que será dentro de 6 meses, simplemente deben guardar la invitación hasta la fecha indicada. Las opciones que explica David Allen al evaluar cada tema son las siguientes:

 

• ¿Hay una acción inmediata relacionada? SI. Entonces:
  • Hacerla ahora (si lleva menos de 2 minutos)  ó
  • Posponerla, es decir, agendarla, si lleva más de 2 minutos  ó
  • Delegarla a otro si es posible

 

• Hay una acción inmediata relacionada? NO. Entonces:
  • “Incubar” el tema: guardarlo para volver a él en un futuro  ó
  • Archivar: guardar la información donde corresponda  ó
  • Tirar a la basura: si no es necesario guardarlo

 

Parece sencillo y realmente lo es, en este paso sólo debemos clasificar todos los temas que escribimos en el paso 1 y recién entonces pasar el punto siguiente.

 

Paso 3: Organizar

Ahora sí, vamos a tomar todo lo que no haya sido hecho en menos de 2 minutos o tirado a la basura, y lo vamos a guardar donde corresponda.

 

• Lo que pospusimos: se debe agendar el día y la hora en la que vamos a hacer la tarea que corresponda.
• Lo que delegamos: se debe colocar en una lista de temas bajo el título “Es espera”, y crear recordatorios para consultar por su estado o avance.
• Lo que incubamos: sabemos que es una tarea que no nos afecta en lo inmediato, por ejemplo, una remodelación que quisiéramos hacer en casa pero no es el momento, o los lugares que me gustaría visitar en un futuro, libros para leer, etc.

 

Lo que debemos hacer es crear listas que revisaremos cada tanto (paso 4), pero al saber que esas ideas están guardadas en un lugar y que volveremos a ellas en algún momento, nos quitará la ansiedad y no las tendremos merodeando nuestra mente.

 

Importante: Si para un tema que pospusimos no hay fecha y hora concreta para hacerlo, aparece el concepto de “Contextos”. Un contexto será un lugar o situación particular que estará relacionada con un grupo de acciones a realizar. En definitiva, son grupos de tareas. Algunos ejemplos típicos de contextos son:

 

• Llamados telefónicos para hacer
• Trámites o compras en la calle
• Cosas para hacer cuando llegue a casa

 

Acá es donde el método brinda libertad para registrar todas estas acciones en el sistema que cada uno tenga, pero si no tenemos uno o si no estamos conformes con el actual porque no nos está funcionando, sentirán la falta de una solución concreta. En este punto es donde incluí mis propias metodologías y técnicas.

 

Paso 4: Revisar

Luego de armar todas esas listas y organizar las tareas, es fundamental que las revisemos periódicamente para determinar con qué tarea seguir, en qué estado están las que delegamos, y ver si no tenemos que volver a evaluar alguno de los ítems y eliminarlo.

Supongamos que pusimos en una lista de acciones el proyecto “Reemplazar los muebles del comedor”. Este proyecto requiere que lo “explotemos” en una lista de tareas y que agendemos la primera de ellas: pedir presupuestos sobre distintos modelos de sillas. Al momento de hacer la revisión y evaluar el proyecto, posiblemente hayamos cumplido con esta primera tarea y deberemos determinar la siguiente acción, que podría ser: analizar los presupuestos y decidir cuáles sillas comprar.

Además, desde la última revisión quizás hayan aparecido nuevos temas que tendremos que hacerlos pasar por el paso 2 (clarificar) y quizás también por el 3 (organizar). Por ejemplo, pudo haber surgido un nuevo proyecto o evento y debemos colocarlo donde corresponda.

Es importante destacar que si bien GTD sugiere una revisión semanal, las revisiones periódicas no son una actividad exclusiva de este método. De hecho, es algo que yo ya tenía incorporado desde cuando comencé a trabajar con las metodologías ágiles, donde existen las revisiones cada 1, 2 o 4 semanas habitualmente, y también las diarias.

 

Paso 5: ¡HACER!

¡Claro! Qué sentido tiene haber armado tantas listas y haber agendado tareas si no nos ponemos a trabajar? Las cosas no se hacen solas, pero lo genial de este método y muchos otros de planificación es que al momento de tener que hacerlas, ya tendremos definido con anterioridad en qué nos tenemos que enfocar, sin distracciones porque todo lo que teníamos en nuestra mente o lo nuevo que aparezca, tiene un lugar donde esperarnos sin que se pierda.

 

¿El método funciona?

 

Como todo método, va a depender de cada persona, pero si bien hay tanto fanáticos como críticos de GTD, por mi propia experiencia puedo decirles que es una gran base para tener como guía, aunque es necesario complementarla con otras técnicas para tener un método de organización completo y productivo.

Por esa razón mi propio método, el que creé, probé y uso yo misma para mi vida diaria, combina sugerencias de Getting Things Done con otras prácticas para que sea completo y que fluya mejor.

 

Disclaimer:  Getting Things Done es una marca registrada de David Allen, con quien no tengo ningún tipo de relación de negocios. Todo lo expresado en este post se basa en mi experiencia personal. Si quieren conocer de primera mano el método Getting Things Done, pueden visitar la página oficial (www.gettingthingsdone.com) o leer el libro del mismo nombre escrito por David Allen.

 

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