5 puntos a considerar para liderar reuniones online

Ya enviamos la invitación y ahora llegó el momento de iniciar con nuestra reunión online. Es un desafío estar solos frente a la pantalla de nuestra computadora y tener que liderar una reunión con muchas personas que no estamos viendo, y que probablemente tampoco se están viendo entre sí. ¿Cómo hacemos para que la conferencia no sea caótica y logremos el objetivo, aún cuando todos estemos a kilómetros de distancia unos de otros?

Desde que comencé a trabajar liderando proyectos, las reuniones con los equipos siempre formaron parte del día a día. Pero debo confesar que al inicio eran siempre en persona porque ni siquiera teníamos Internet ni e-mail (aunque no lo puedan creer). Mi hijo mayor todavía no puede entender cómo trabajábamos y vivíamos en un mundo sin la web, ni correo electrónico, ni mensajería instantánea (“¿de verdad al principio tenían que llamar por teléfono para conectarse a Internet?”).

Pero luego la tecnología siguió avanzando y se metió de lleno en todo lo que hacemos, y las reuniones a distancia pasaron a ser para mí más habituales que las presenciales. Tanto es así que muchas veces no llegué a conocer en persona a gente con la que trabajé casi a diario. Incluso conocernos la cara con alguien con quien habitualmente sólo hablamos en llamadas, ¡es un gran evento!

Invitaciones enviadas, ¿y ahora?

En el post anterior vimos cómo planificar una reunión remota. Como siempre, cuando planificamos bien tenemos una buena parte del éxito asegurado. Pero cuando llega el momento de nuestra conferencia debemos tener en cuenta varias consideraciones para que la misma se desarrolle de la mejor forma posible. Repasémoslas:

La puntualidad es fundamental

Ustedes deberían entrar a la llamada al menos 5 minutos antes para ir dando la bienvenida a todos los que se conecten. Además les permitirá mantener el orden desde el inicio y saber con claridad quiénes fueron ingresando.

Muchas veces ocurre que las personas no se conectan a la llamada en horario por distintas situaciones. Si es la primera vez que se reúnen con esas personas, es bueno aclarar a las que ya están que se van a esperar 5 o 10 minutos para que entren los demás. El tiempo de espera dependerá de la duración total de la reunión y de cuántos o quiénes falten entrar.

Consideren que en algunos grupos, la impuntualidad es casi costumbre aunque no por eso está bien. Pero en otras comunidades o empresas, es una falta absoluta de respeto no iniciar en el horario exacto pactado.

También es importante ser puntuales en la finalización de la reunión. Incluso siendo una urgencia, cinco minutos antes de la hora de fin deberá avisarse a los participantes cómo y cuándo se continuará con los temas que queden pendientes, a menos que todos tengan disponibilidad y acuerden continuar con la llamada.

Identificación de los participantes

Al conectarse unos minutos antes, tendrán la posibilidad de saludar a todos los que se vayan conectando e ir anotando quiénes son, además de preguntar si hay varias personas que se están uniendo a la llamada desde un único número o link de Internet. Esto es fundamental no sólo para saber quiénes están participando, sino para poder redactar la minuta al finalizar.

Bienvenida e inicio de la conferencia

Cuando sea el momento de iniciar, luego de saludar y agradecer que se hayan conectado, pidan que todos silencien sus micrófonos mientras no estén hablando y que NO pongan la llamada en espera. ¡No saben cuántas veces me pasó que tengamos que cortar y volver a conectarnos todos porque alguien lo hizo y nos dejó sonando la música de espera en medio de la llamada!

Luego repasen en una oración el objetivo de la llamada y mencionen rápidamente quiénes están conectados, para asegurarnos de no olvidar a nadie y que todos sepan quiénes son los demás participantes. Cuando las reuniones se hacen a través de algún software para conferencias, todos pueden ver claramente los nombres de los que están presentes, pero a veces algunos se han conectado por teléfono, o hay varios desde una misma sala, y es útil la aclaración.

Durante la llamada

Luego de la introducción, comiencen con el desarrollo de la reunión, o den la palabra a quien corresponda. Asegúrense de ir validando que todos están escuchando bien, si alguien envió algún comentario a través de los mensajes, y que si están compartiendo la pantalla, que todos estén viéndola sin problemas.

Adicionalmente, es bueno ir preguntando si alguien tiene alguna duda o pregunta cada cierta cantidad de tiempo. Me ha ocurrido que, mientras explicaba algo, a una porción de los participantes se les había caído la llamada y había quedado hablando yo sola por varios minutos.

En algunas conferencias donde el objetivo es conseguir respuestas o feedback de los participantes, es una buena práctica ir nombrándolos uno por uno y darles la palabra, ya que a veces a algunas personas les cuesta participar y no se animan a interrumpir la charla que se está desarrollando.

Cómo finalizar la llamada

Como comentamos antes, cinco minutos previos al cierre, debemos avisar que la reunión está por terminar y brindaremos un resumen de las conclusiones.

Adicionalmente indicaremos que redactaremos y enviaremos una minuta con todo el detalle, y es importante mencionar cuál es el próximo paso que se seguirá en relación al tema tratado. Podríamos comentar que habrá una siguiente llamada con todos o algunos de los participantes, o que se pasará un informe con las conclusiones a alguien que debe tomar una decisión, o que inicia una nueva serie de acciones y quiénes serán los involucrados.

Finalmente, agradezcan a todos nuevamente por haber participado y despídanse. De inmediato redacten la minuta y envíenla, ya que muchas veces la misma llega con demora y no permite tener la información a tiempo. Para lograrlo es recomendable planificar al final de cada reunión un lapso de 15 minutos para poder hacerlo. Recuerden aplicar la técnica de Time Blocking para asegurarse de asignarle tiempo a cada tarea que deban completar, sino no se va a hacer sola. Yo sé que es difícil porque tuve muchos días donde tenía una reunión atrás de otra, y al final del día o al día siguiente tenía que redactar todas las minutas juntas. Por eso es bueno planificar el tiempo para poder cumplir con esta tarea.

Pueden entrar al post donde hablamos sobre Reuniones Exitosas y bajar el modelo de minuta gratuito. ¡Espero que les resulte útil!

¿Ya leyeron el post y quieren bajar la minuta de reunión ahora? Pueden hacerlo aquí mismo.