Productividad Personal: ¿estamos hablando de lo mismo?

 

  Hace unas semanas estaba conversando con una amiga, y cuando dije la palabra “productividad”, me di cuenta que ella no lo relacionaba con este tema que me apasiona, sino que le sonaba a algo relacionado a producción… fábricas. Unos días más tarde le explicaba a otro amigo el impacto de las interrupciones en nuestra productividad y pasó lo mismo: la palabra “productividad” no la asociaba a nuestra conversación. Si están interesados en poder hacer cada día más con las mismas 24 horas que la vida nos da cada mañana, les cuento de qué se trata.

 

 

Si bien la definición oficial de productividad se refiere a la cantidad de productos obtenidos por un sistema de fabricación y su relación con los recursos utilizados para obtenerlos (o sea, cuánto es capaz de fabricar una determinada cantidad de personas o máquinas), este término se aplica con la misma lógica a la cantidad de trabajo que somos capaces de hacer como personas.

 

No es lo mismo estar ocupados que ser productivos. Podemos pasar el día entero mirando y respondiendo e-mails del trabajo o completando papeleo burocrático y sin embargo podemos no haber hecho nada que indique progreso al final del día. Es que, díganme la verdad, ¿no sintieron miles de veces que corrieron todo el día y estuvieron ocupadísimos, pero que no lograron nada específico o, al menos, nada de valor? Estoy segura que las preguntas “¿ya son las 7 de la tarde??? ¿¿¿En qué se me fue el día???” las dijeron más de una vez en el trabajo o en casa.

 

Cuando hablemos entonces de productividad en este ámbito, vamos a estar refiriéndonos a cómo lograr hacer rendir al máximo cada momento de nuestro día, en base a metodologías y técnicas que nos permitirán decidir en qué vamos a usar cada minuto y cómo poder estar enfocados en hacer eso de la forma más eficaz y eficiente posible.

 

El tema es muy extenso pero considera distintos aspectos como:

 

• Gestión de las tareas
• Gestión del tiempo
• Gestión de nuestra energía
• Manejo de las distracciones
• Puesta en práctica de hábitos y rutinas

 

Hay muchos temas más relacionados a la productividad, pero ahondemos un poco en los que mencioné más arriba.

 

 

Gestión de las tareas

 

Sí, hablamos nuestra lista interminable de todo lo que tenemos que hacer. Algunos tenemos un pedazo de papel donde anotamos todas las tareas, una debajo de la otra, y la hoja se va convirtiendo en varias hojas. Otros tenemos miles de notas autoadhesivas pegadas por todos lados: en el monitor, en la laptop, sobre el escritorio, en la cartelera, en la agenda… ¡nos invaden! Otros anotan en la agenda y tienen que ir transcribiendo a la siguiente semana o día lo que no llegaron a hacer. Las tareas están remarcadas, tachadas, subrayadas… ¿Es una locura, no?

La gestión de las tareas se enfoca en cuál es la mejor forma de tener y manejar esa lista, cuáles actividades elegir para hacer, y cómo mantenerla con la paso del tiempo, especialmente cuando a cada rato llegan cosas nuevas para anotar. Dedicaremos más de un post a este tema pero uno de los puntos importante a destacar es que lo que definitivamente NO importa es la herramienta que utilicemos para tener esta lista.

Es decir, que una buena gestión no va a estar dada por el hecho de tenerla escrita a mano o en alguna aplicación en el teléfono o computadora. Un primer consejo para iniciar con esa buena gestión: elegir las tres actividades que sí o sí tenemos que terminar hoy para poder sentir que hicimos realmente progreso hacia algún objetivo. No significa que sólo vamos a hacer esas 3 y ninguna más, sino que si no logramos hacer más que 3, cuáles deberían ser las más importantes.

 

 

Gestión del tiempo

 

Todas las técnicas relacionadas a gestión del tiempo van a enfocarse principalmente en decidir qué vamos a hacer en cada minuto del día con anticipación y cómo hacerlo de la mejor manera posible. Lo que queremos evitar es que se nos escapen las horas de entre las manos porque, esas horas no vuelven! Y sobre todo tenemos que tomar conciencia que podemos hacer mucho, muchísimo más de lo que creemos posible en pocos minutos.

Les propongo un ejercicio simple: pongan un temporizador (puede ser el de la cocina) o miren el reloj y quédense un minuto (sí, 60 segundos completos) totalmente quietos y en silencio sin hacer nada. ¿Ya está? No hagan trampa… Si lo hacen realmente van a tomar conciencia de lo largo que puede ser un minuto. Puedo hacer progreso en un minuto: leer algo, responder uno o varios correos, servirme un vaso de agua o café…. ¿Se imaginan tener 2 minutos, el doble de tiempo? ¿Y entonces cuánto podemos lograr con 5 minutos???

La idea de pensar en el tiempo como algo limitado (como dije antes, las horas que se fueron no vuelven), no subestimar cuánto podemos hacer en los minutos que tenemos, y asignar cada hora y minuto a la ejecución de alguna tarea específica van a hacer que comencemos a cambiar nuestra forma de ver el tiempo. Como próximo paso, decidan lo que van a hacer en la próxima hora o durante la primera hora de mañana. ¡Y eviten que sea mirar las novedades de facebook!

 

 

Gestión de nuestra energía

 

Pareciera ser un tema menor pero es casi el más importante: de nada sirve haber agendado las 3 tareas principales para hacerlas durante las primeras 2 horas de la mañana si ya empiezo el día agotada. Nuestros aparatos electrónicos necesitan tener la batería cargada para funcionar y no apagarse cuando más los necesitamos. Nuestro auto necesita tener combustible en el tanque para no dejarnos a mitad de camino. ¿Por qué entonces no nos aseguramos de tener nosotros mismos también la energía que necesitamos? ¡No hay agenda que valga si llego al escritorio arrastrándome y mi cerebro lo único que quiere es dormir!

 

Para asegurarnos de tener la energía necesaria tenemos que:

 

• Dormir la cantidad de horas mínima que requieren nuestro cuerpo y mente para funcionar bien el día siguiente (no deberían ser menos de 7)
• Asegurarnos de comer alimentos que nos den energía que se vaya liberando durante todo el día (como frutos secos o frutas). El azúcar o café nos puede dar un sacudón de fuerza inicial pero luego caemos en pozo del que cuesta salir.
• No comer de más (nos hace sentir pesados y con sueño) ni de menos (no saltear comidas y recurrir a snacks saludables)
• Tomar el líquido suficiente que nos mantenga hidratados
• Hacer al menos alguna actividad física diariamente o 3 veces por semana (entiendo que muchas veces no alcanza el tiempo, pero 5 minutos de yoga siguiendo algún video gratis por Youtube cuenta!)

 

Hay más factores que impactan en nuestra energía, pero por hoy elijan uno de éstos y asegúrense de hacer algo desde mañana para mejorarlo (yo voy a seguir intentando no olvidarme de consumir líquido, una de las cosas que más me cuesta).

 

 

Manejo de las distracciones

 

Sí, ya sé que este tema debería considerarlo dentro de la gestión del tiempo, pero tiene tanto impacto negativo que merece ser mencionado por separado. Lo principal a tener en cuenta es que cada vez que estamos haciendo alguna actividad (especialmente si es alguna tarea en la que debemos estar concentrados) y algo nos interrumpe, nos puede llevar alrededor de 20 minutos volver al estado de concentración que teníamos antes. ¡20 minutos! ¡Perdidos! Tengo claro que dependiendo de la actividad que desarrollemos, a veces las interrupciones son difíciles de evitar, pero al menos podemos enfocarnos en las que sí están a nuestro alcance:

 

• Apagar las notificaciones del celular (el ruidito o lucecita parpadeante atrae nuestra atención y la saca de lo que debería estar haciendo)
• No responder los mails (o whatsapp) inmediatamente en cuanto llegan, es mejor seguir con nuestro trabajo y definir ciertos momentos en el día para dedicarnos a responder correos y mensajes. En la mayoría de los casos, la gente puede sobrevivir sin nuestra respuesta inmediata…
• Definir horarios del día para revisar las redes sociales. No digo que las erradiquemos de nuestra vida, pero entrar a mirar un mensaje o una foto (“juro que sólo miraré esa foto”) suele implicar que se nos pasó la siguiente media hora o más mirando lo que nuestros contactos comieron, festejaron, hicieron y todo lo demás que esa red quiere que veamos.

 

La lista de distracciones podría seguir por muchísimas líneas más pero por hoy les propongo que hagan al menos un pequeño cambio que elimine alguna distracción. ¿Cuál eligen?

 

 

Rutinas salvadoras

 

Por último vale la pena mencionar uno de los temas que más puede ayudarnos en eliminar el stress del día: implementar rutinas. Las rutinas tienen muchas veces mala “prensa” (“¡Ay! ¡Estoy harto de la rutina!”) pero son necesarias por varios motivos.

Uno de ellos es que elimina de nuestra mente una cierta cantidad de decisiones que, de no estar esa rutina establecida, deberíamos tomar. Existe un concepto llamado “Decision fatigue” (fatiga de decisión), que suena muy raro en español y que indica, en base a estudios realizados, que nuestro cerebro está preparado para tomar cierta cantidad de decisiones por día. Alcanzada esa cantidad, cada decisión siguiente le cuesta muchísimo hacerla. Un problema adicional es que nuestro cerebro no distingue entre decisiones sobre “qué ropa me pongo hoy” y “firmo o no el contrato con el cliente X”.

Por esta razón, si ya definimos una serie de pasos a realizar en ciertos momentos de día, evitamos tomar esas decisiones y “nos las guardamos” para temas más importantes. Además tendremos la ventaja de que se nos formará el hábito de hacer esas tareas en ese orden, lo cual permitirá que lleven menos esfuerzo. ¡Los hábitos! Otro tema muy extenso y muy interesante que comentamos con más detalle en este post.

 

Sugerencia: piensen en una sencilla serie de pasos que realizarán todas las noches antes de acostarse, de manera que permitan tener mañanas menos caóticas, más ordenadas y predecibles.

 

Si deciden ponerse en acción y realizar las cinco propuestas que les dejé hoy, estaré esperando que me cuenten sus resultados!

 

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