Las 3 cosas a controlar para un inicio de clases tranquilo y organizado

Si son padres y están en el hemisferio sur, seguramente ya empezaron o están por empezar las clases. ¡Pánico! Empieza la locura de los horarios, las comidas, los útiles, los dramas de la mañana antes de salir a la calle, los interminables pedidos desde la escuela. ¿Cómo manejamos todo eso sin volvernos locos? Les cuento las tres cosas que deben hacer para iniciar, pero sobre todo, para continuar todo el año sin stress.

¿No les dan escalofríos o se les hace un nudo en el estómago al pensar en las primeras semanas de clase? Empieza una lluvia de pedidos de todo tipo: documentación, autorizaciones, libros, materiales. Y además llega una cantidad enorme de avisos, fechas a registrar de futuros eventos, horarios especiales, datos de maestros, etc. Y si ustedes ya no lo hacen porque sus hijos son más grandes y están en la secundaria, ¿no estarán sufriendo ellos también esos nervios?

La primera recomendación que les quisiera dar es: NO dejen todo esto a cargo de su memoria. No sólo es muy riesgoso porque nos podemos olvidar de algo o confundirnos, sino que aunque sean las personas con la mejor memoria del mundo y no corran ese riesgo, el manejarlo de esa manera provoca en el cuerpo y en nuestra mente un stress constante. Esto es porque, como dice David Allen, autor del libro y de la metodología “Getting Things Done” (GTD), la mente no es para almacenar pensamientos sino para generarlos.

Por esta razón necesitamos diseñar un sistema que nos permita tener todo registrado sin temor a perder información y, muy importante, sabiendo dónde encontrar todo cuando lo necesitemos. Hablaremos mucho sobre la metodología GTD y con mucho más detalle más adelante, ya que es uno de los pilares para los sistemas y procesos que diseñé para mí y que me dieron la tranquilidad de tener todo organizado.

Tipos de datos que nos llegan

Por ahora, hay que tener en cuenta que nos van a llegar principalmente tres tipos de informaciones:

1-Fechas de eventos concretos

2-Información general

3-Pedidos de cosas a enviar al colegio

Es fundamental poder diferenciar estos tipos de datos ya que les vamos a dar un tratamiento diferente a cada uno.

1-Fechas de eventos concretos

En esta categoría se encuentran todos los avisos que nos envían sobre eventos con fechas y horarios establecidos:

reuniones en la escuela con maestros o directores
reuniones con algún sector relacionado al colegio (gabinete psicopedagógico, la empresa encargada de la comida, talleres de deportes optativos)
fechas de eventos escolares (actos patrios o religiosos, campamentos, festejos)
días sin clases (conmemoraciones de la escuela, períodos de vacaciones, situaciones especiales)

2-Información general

A este grupo corresponde todo aquello que nos informan pero que probablemente no implica ninguna acción directa en el momento. Algunos ejemplos son:

Horarios y materias para el año
Datos de los profesores, maestros y directivos
Información sobre campamentos u otros eventos que se realizarán durante el año (información adicional, no sólo la fecha)
Datos de los compañeros de curso
Reglamentos

3-Pedidos de cosas a enviar al colegio

Dentro de este grupo se encuentran:

Útiles y otros materiales de trabajo
libros
documentación, certificados
dinero para algo específico
autorizaciones
formularios

Aquí también tendríamos que agregar lo que quizás no nos piden específicamente pero sabemos que tenemos que preparar para que lleven nuestros hijos:

la ropa (uniforme, ropa para actividad física)
termos o botellas para llevar agua o jugo
viandas o luncheras

Cómo procesar cada tipo de información

Lo primero que debemos identificar es cuáles son todos los puntos de entrada por los que nos llegan esos pedidos. Los más típicos son: el cuadernos de comunicaciones de la escuela, notificaciones oficiales por e-mail, información en la página de la escuela, pedidos verbales a través de los chicos, papeles entregados en reuniones, whatsapp de las mamás del grado o año (¡fundamental!). Piensen en TODOS y traten de no olvidar ninguno.

Una vez que los tengan identificados, definan un horario para revisarlos todos los días SIN FALTA. Por ejemplo, el cuaderno de comunicaciones lo revisarán cuando sus hijos vuelvan del colegio o cuando ustedes regresen del trabajo. En el caso que ustedes trabajen fuera de su casa, es también una buena idea pedirle a quien cuide a los chicos o a los chicos mismos que les envíen una foto de la nota o el dato de lo que se solicitó. Esto me fue muy útil muchas veces ya que aproveché a hacer alguna compra camino a casa en la librería o donde fuera necesario.

Si se trata de whatsapp, e-mails, página del colegio, definir también un horario para revisarlos, y acá también recomiendo darles una mirada antes de volver a casa para aprovechar a hacer alguna compra durante el viaje.

A medida que van recibiendo estar informaciones van a procesarlas de la siguiente forma:

1-Fechas de eventos concretos

Agendar de inmediato el día y la hora, junto al nombre del evento. Si no es en la escuela, registrar también la ubicación. En el caso de que no sea un evento con una hora específica, como la fecha de inicio de vacaciones, pueden colocarla como un recordatorio para el inicio del día. Si utilizan agenda de papel y agenda digital (por ejemplo, Google Calendar u otro), registrar el evento en ambos lugares y agregar un aviso automático con anticipación en la agenda digital.

2-Información general

Los mejores lugares para guardar este tipo de información cuando llega son: una carpeta en casa destinada a informaciones y notas escolares, o en un tablero de corcho o pizarra con imán. Lo importante es que siempre tengan todas las notas en el mismo lugar para que cuando las necesiten no tengan que estar pensando dónde quedaron guardadas. ¡Nada de pilas y pilas de papeles! Esos son monstruos devoradores que tragan todo y no devuelven nada.

En algunos casos, las notas vienen adheridas al cuaderno y no es posible sacarlas. En ese caso las dejaremos ahí y sabremos que cualquier información que tengamos que buscar, estará en ese cuaderno o donde guardaremos las notas (pizarra o carpeta). ¡Cuidado! No se compliquen de más. La carpeta no necesita muy grande, ni con ganchos ni muy especial. Una simple carpeta de cartón o cartulina es suficiente. Y hay que dejarla guardada siempre en el mismo lugar, claro. (¿Ya tienen un centro de operaciones? Si lo tienen ya sabrán dónde guardarla, sino hagan click en el link para saber de qué se trata y cómo armar el de ustedes).

Una vez procesada la nota en papel, les recomiendo hacer lo siguiente: sacar una foto a la nota y guardarla en su teléfono celular, tanto la nota suelta como la que quedará pegada en el cuaderno de comunicaciones. De esa manera la tendrán siempre a mano para consultarla cuando sea necesario. Muchísimas veces tendremos que consultar esa información cuando no estemos en casa y por eso tenerla en el celular resulta muy útil.

Les sugiero crear una carpeta o directorio donde guardarán esas fotos de las notificaciones, o sino que usen una de mis aplicaciones favoritas: Evernote. Es una aplicación que pueden usarla en su computadora, en el celular y en tablets, donde podrán subir información que quedará guardada on-line y por eso siempre podrán consultarla desde cualquier dispositivo. Si bien tiene planes pagos, la versión gratuita es maravillosa.

En mi caso, tengo creado un cuaderno llamado “Escuela” y ahí guardo todos los e-mails y notas que me llegan, agregando en el título el año al que corresponde y el nombre de mi hijo al que pertenece. De esa manera, me quedaría un nombre del documento guardado como éste: “2018-Lucas-Campamento”.

Si bien es muy fácil encontrar la información guardada en Evernote, de esta forma es aún más sencillo.

Disclaimer: no recibo ningún tipo de pago o comisión por esta recomendación. La hago como usuaria constante de Evernote, ya que me ha simplificado mi organización enormemente.

3-Pedidos de cosas a enviar al colegio

Si bien podemos (y recomiendo) anotar en la agenda el día límite para enviar algo solicitado al colegio, el objetivo aquí es poder gestionar todas las solicitudes de forma ordenada y asegurar que no nos olvidemos nada.

Primero debemos decidir cómo las vamos a administrar. Dado que necesitaremos tres listas, las opciones para crearlas pueden ser:

Papel

En un papel crearán tres columnas llamadas “Comprar”, “Preparar”, “Enviar”. Este papel lo deberán tener en un lugar lo más visible posible, uno que consulten y vean a diario. Podría ser su agenda, un tablero de corcho o pizarra (el que estén usando para guardar las notas), o hasta con un imán en la heladera.

Excel

También pueden crear las tres columnas en Excel, siempre y cuando lo puedan tener a mano en el momento necesario. Si tienen Excel en su celular y guardan el archivo on-line (por ejemplo en Google Drive), lo tendrán siempre accesible para consultar o modificar. Pero si guardan el archivo Excel en la computadora del trabajo, no van a tenerlo cerca cuando lo necesiten en casa.

Aplicación

Pueden usar una aplicación que administre listas, siempre y cuando sea muy sencilla y les permita tener estas tres listas juntas a la vista. En Evernote se puede crear una tabla con tres columnas, y la podrían ver y modificar cuando quieran. Podrían crearla en el mismo cuaderno donde registrarán las notificaciones del grupo 2.

Una vez que hayan definido donde van a administrar las listas, lo siguiente es registrar cada pedido. Cuando los recibamos, vamos a colocarlos en la lista de “COMPRAR” o en la de “PREPARAR”.

Si, por ejemplo, se trata de un libro, lo colocaremos en la lista “Comprar”. Cuando ya lo tengamos en casa lo sacaríamos de la lista de comprar y lo pasaríamos a “Preparar”, porque seguramente tendremos que ponerle el nombre de nuestro hijo y colocarle alguna protección transparente para que no se estropee. Se puede tachar de la lista o utilizar un resaltador, y si es en Excel u otra aplicación simplemente lo cambiaremos de columna.

Cuando lo solicitado ya esté listo para enviar, lo colocaremos en esa lista, y cuando finalmente haya sido entregado, lo podremos marcar como enviado. De esta manera nos quedará el registro de lo que fue hecho (¿no les pasó alguna vez que no recordaban si ya habían enviado algo o aún no?)

En caso de que pudieran implementar sólo una cosa de todo lo que les expliqué, les sugeriría que sea el quitar toda la administración de las solicitudes de su cabeza y tenerla en papel o por el método que prefieran. Sólo con eso ganarán bastante tranquilidad, aunque también es el momento ideal para implementar una efectiva rutina matutina e instaurar buenos hábitos.

Espero que esta información les resulte de utilidad y que puedan aplicarla en este inicio de escuela (los del hemisferio sur) o que la puedan empezar a usar desde ahora para quienes las clases ya hayan iniciado hace varios meses. ¿Este método es similar al que usaban?