Por qué necesitamos un Centro de Operaciones

 Todos deberíamos tener un centro de operaciones, porque todos los días tenemos preguntas como éstas: ¿A qué hora y dónde era la reunión que tenía hoy? ¿Alguien necesitará algo de la farmacia, que justo voy a pasar por ahí? ¿Habré guardado la información del hotel donde estuvimos en el último viaje? ¿Dónde estará la nota que tenía que enviar firmada a la escuela? Veamos qué necesitamos para crearlo.

En nuestro día a día nos llega información continuamente, de forma verbal, en papel, a nuestros correos electrónicos, mensajes, redes sociales. Por otro lado, nosotros mismos generamos información continuamente, que la mayoría de las veces queremos o necesitamos guardar.

Tenemos noticias, artículos y libros para leer, cursos para hacer, ideas para poner en práctica, series y películas que nos gustaría ver. Pero también tenemos todos los pagos que debemos realizar, trámites, la lista de las compras, envío de información nuestra y de nuestros hijos, documentación e información histórica para guardar…

En fin, la lista podría seguir infinitamente, especialmente si consideramos todos los gustos y actividades distintas que tiene cada persona.

Cómo nació la creación de mi centro de operaciones

Un “centro de operaciones” debería estar formado por toda aquella información que necesitamos para avanzar cada día. Es decir que, para empezar, debe combinar todos los asuntos personales, laborales, de estudio, etc. ¿No les ha pasado que en el trabajo son muy ordenados y están claros todos los procesos, pero en casa no logran tener bajo control el tema de las comidas o la ropa para lavar? ¡A mí sí!!!

Soy Project Manager y Scrum Master, dos roles dentro del área de Tecnología que imponen ser muy ordenado con todos los asuntos que se manejan y que, además, involucran a mucha otra gente que debemos liderar aún cuando no somos sus “jefes”. Por eso me preguntaba, ¿cómo puedo gestionar proyectos internacionales, de muchos miles de dólares en juego, con tantas personas trabajando desde distintos países, y cuando llega la noche no sé qué voy a preparar para la cena??? (¿alguien más…?)

Así fue que empecé a observar las prácticas exitosas que usaba en el trabajo, a investigar otras metodologías de organización y planificación, y fui armando un sistema para tener todos los aspectos de mi vida más organizados.

¿No será demasiado?

Bueno, la respuesta es la misma que para muchas otras preguntas importantes: depende. Depende de cuál sea nuestra visión y nuestros objetivos para la vida. En mi caso, quise dejar de vivir tan estresada, sintiendo que la cabeza me iba a estallar en cualquier momento con todo lo que tenia dando vueltas ahí adentro. Quería empezar a tener tiempo para hacer las cosas que me gustan: leer, bailar tango, disfrutar más momentos en familia y con amigos, y todo eso sabiendo que las responsabilidades estaban siendo atendidas, tanto las personales y familiares como las laborales.

Si ése es también el objetivo de ustedes, sigamos…

Qué debe tener

Nuestro centro de operaciones puede ser tan mínimo o enorme como necesitemos, pero les aconsejo empezar de a poco e ir agregando cosas a medida que vaya quedando “aceitado” lo anterior. Según la preferencia de cada uno, podrá ser físico (papel) o digital, o una combinación. Lo básico que debería tener es lo siguiente:

Agenda y Calendario Familiar

Es importante tener una agenda personal donde podamos tener todos nuestros compromisos y su información: día, hora, lugar, personas y otros detalles que puedan ser necesarios. Y si no viven solos, es bueno tener un calendario familiar para que todos estén al tanto de las actividades de los demás. De esa manera, nos podemos ir organizando y asegurarnos que no se superpongan eventos importantes. Por ejemplo, un viaje laboral y el festival de inglés en la escuela de los chicos.

Si eligen tener uno digital como Google Calendar, les recomiendo tener un calendario de eventos familiares compartido. Aunque especialmente si hay niños en la casa, un calendario grande en la heladera o el escritorio se vuelve muy útil.

Lista de tareas

Cada persona debería tener la lista de tareas que debe realizar, ya sea personales (trámites, médicos, cursos), laborales o de estudio. No podemos tenerla en nuestro cerebro porque éso es lo que provoca stress. De esa manera, todo lo que llegue será agregado a la lista que corresponda para hacerle el seguimiento necesario.

Rutinas

Es recomendable tener las actividades repetitivas por separado de las otras tareas. De esa manera es más fácil asegurar que las hacemos, y hasta podemos intentar automatizarlas todo lo posible para dejar de ocupar nuestro tiempo pensando en ellas. Como ejemplo, podríamos automatizar pagos recurrentes con el banco, definir un día fijo de la semana en el que se cambian las sábanas, hacer back ups de nuestra información cada cierta cantidad de días, armar un proceso para los informes periódicos para el trabajo, etc.

Aprovechen los recordatorios con alarma de los celulares para liberar al cerebro de tener que recordar todas estas rutinas.

Material de soporte y de archivo

Con material de soporte nos referimos a información o documentación que necesitamos habitualmente por estar relacionada a proyectos activos o actividades habituales. En esta categoría podríamos incluir libros  de estudio de materias que estamos cursando, datos de un proyecto en el que estamos trabajando ahora, los contactos para la refacción que estamos por hacer en casa y hasta la lista de las compras. También tendríamos acá nuestro planificador financiero o la herramienta que elijan para tener en orden su dinero.

El material de archivo es toda aquella información que NO estamos usando actualmente, ya sea porque es histórica y debemos guardarla (documentos, archivos médicos, impuestos) o porque corresponde a proyectos futuros. Es bueno sacar del medio todo lo que no usamos habitualmente.

Es posible que no tengamos toda esta información en un lugar único, pero lo ideal es tratar de centralizar todas las ubicaciones lo máximo posible. De hecho, tendremos información que se guarda de forma digital y otra es física, pero si intentamos tener todo lo digital dentro de carpetas por tema en un mismo disco, y lo físico en carpetas dentro del mismo cajón o estante, será un gran avance.

Listo. Ahora, ¡a construir el de ustedes!

¿Ya tienen un centro de operaciones? ¿Tiene los mismos componentes que el que les propongo o son distintos? ¿Es también una combinación de información física y digital? Y si no lo tienen, ¿se animan a empezar a armarlo?

¡ATENCIÓN!

Si quieren una guía para armarlo completo, les enseño a hacerlo paso a paso en el

Curso de Organización y Seguimiento,

o en el

Programa de Mentoría Personalizada.

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