7 acciones para que tu mañana rinda al máximo

Hace unas semanas hablamos sobre la rutina de la mañana, y para muchos ése es el secreto para iniciar bien el día. Pero más tarde, al llegar a la oficina, nos saludamos con los compañeros, tomamos un café, encendemos la computadora, leemos los primeros e-mails, miramos mensajes en el celular y … ¡de pronto ya es el mediodía! ¿Adónde se fue la mañana?

Cuando nos pasa eso, incluso si nos damos cuenta de que “sólo” perdimos las dos primeras horas de la mañana, ya nos ponemos nerviosos al ver que nos espera una cantidad de tareas enorme y que no paran de acumularse. Además sabemos que nos tendremos que quedar más tiempo para recuperar lo perdido o directamente tendremos que irnos sin terminar todo lo del día. ¿Cómo lo evitamos?

Cuando ya estamos en esa situación, no queda otra opción que enfocarnos al máximo el resto del día y avanzar sin distracciones. Pero ya nos tendríamos que preparar para evitar que vuelva a pasar a la mañana siguiente. Lo primero será terminar el día con la rutina de fin de trabajo, fundamental para que la mañana siguiente fluya mejor.

Primero lo más importante

A la mañana siguiente, al llegar a la oficina o al iniciar el trabajo desde casa para los que hacen home office, debemos empezar con algo muy sencillo pero poderoso: un checklist con todos los pasos de nuestra rutina. Es importante tenerlo dentro de la laptop para verlo de inmediato al abrirla, o en la tapa de nuestra agenda, o en el lugar donde nos aseguremos que la vamos a ver al iniciar.

Si leyeron el post sobre los hábitos, sabrán que si respetan el orden de las tareas y son consistentes haciéndolas, llegará un momento en el que ya no tendrán que mirar la lista. Pero hasta que eso suceda, ténganla bien visible.

Qué debemos incluir en la rutina

Lo que debería aparecer en primer lugar es algo que nos sirva como disparador, algo que le de la señal a nuestro cerebro de que iniciará la secuencia de actividades, y que debe prepararse. En mi caso es servirme un café y algo para desayunar, ya que no me gusta hacerlo el levantarme sino cuando empiezo a trabajar.

Luego continuará una serie de tareas que nos brindará claridad sobre lo que requiere nuestra atención y no permitirá que nos distraigamos con otra cosa:

Plan del día

Debemos ver lo que dejamos preparado la tarde/noche anterior en nuestra agenda, para recordar:

reuniones y llamadas que tenemos agendadas
los bloques de trabajo definidos
actividades extra laborales

Lista de tareas actualizada

Revisarla y confirmar que tengamos:

las tres más importantes que debemos resolver hoy sí o sí
otras tareas que necesitamos completar hoy luego de resolver las principales
las restantes tareas pendientes (lista general), con las que seguiremos si nos queda tiempo al finalizar

Asignar las tareas a los bloques de trabajo correspondiente (pueden ver más sobre la técnica de Time Blocking acá), para ponerles un marco de tiempo real. Si no acotamos cuánto le vamos a dedicar a cada una, corremos el riesgo de perder el foco y lograr sólo la primera.

Lista de nuestros objetivos

Es necesario recordarlos para visualizar cuánto tiempo les vamos a estar dedicando durante la jornada. Si trabajan por su cuenta o si se ocuparán de un proyecto personal, habrán definido ustedes mismos sus metas y, si trabajan para otro, les habrán informado sus objetivos o los habrán definido en conjunto con su supervisor. En ambos casos, recuerden la importancia de tenerlos a la vista para, no sólo dedicarles el tiempo que corresponda: nuestra evaluación de desempeño o los resultados de nuestro negocio/proyecto dependen de eso.

Aplicar los ajustes necesarios

En base a algo que haya surgido a último momento, podríamos tener que hacer algún cambio. Hagámoslo, el plan debe estar a nuestro servicio y no al revés.

Correos URGENTES (de verdad)

Buscar sólo los que realmente lo sean y que no puedan esperar hasta dentro de 1 hora. Sé que es muy tentador empezar a leer todos y hasta ponerse a responderlos o a hacer lo que nos piden, pero esa es justamente una de las razones por las que repentinamente llegamos al mediodía sin haber hecho otra cosa que responder correos.

A menos que su trabajo sea del tipo de atención al cliente, donde justamente un objetivo pueda ser responder cierta cantidad de mensajes o hacerlo dentro de un límite de tiempo estipulado, NO se ocupen de sus e-mails al menos durante la primera hora de trabajo. Eso les permitirá avanzar con las tareas para las que realmente fueron contratados o que harán avanzar su negocio. Y si pueden esperar al menos dos horas en lugar de una, ¡mejor!

Recompensa e Inicio

Como queremos convertir esta rutina en un hábito, vamos a pensar una recompensa que nos lleve entre 1 y 10 minutos como máximo. Puede ser ir a buscar la bebida con la que nos vamos a ir hidratando durante el día, conseguir un snack para media mañana, mirar las noticias o una red social. ¡Cuidado! No se olviden del máximo de 10 minutos así que pongan una alarma si es necesario para empezar.

La rutina no debería llevar más de 5 o 6 minutos por lo que, luego de la recompensa, no deberían haber pasado más de 15 en total. Ahora sí, con el panorama bien claro respecto a dónde enfocar la atención para realmente avanzar con nuestro trabajo, podemos comenzar.

Les sugiero indicar de alguna forma a los demás, que están concentrados en una tarea crítica. Por ejemplo, cerrando la puerta de la oficina, o colocándose auriculares si no tienen una propia.

Resumen de la rutina

- Disparador
- Ver el plan del día en la agenda
- Revisar la lista de tareas
- Verificar la lista de objetivos
- Hacer ajustes si es necesario
- Identificar algún correo realmente urgente
- Recompensa
- ¡Iniciar!

Esta rutina es la que tuvo más impacto en mi productividad y en alcanzar mis objetivos. Intenten definirla y ponerla en práctica lo antes posible. ¡Notarán una gran diferencia!

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