7 pasos para lograr reuniones efectivas

¿Cuántas veces nos invitan a una reunión y pensamos que va a ser una pérdida de tiempo? Lo más probable es que demore mucho, que la gente discuta, que no se llegue a ninguna conclusión y que la mayoría esté mirando sus e-mails en la computadora o en el teléfono en lugar de participar. ¿Les suena? Si buscamos ser productivos, nuestras reuniones también deberán serlo.

En el caso de que ocupen un rol que se los permita, definan una nueva metodología para crear y llevar adelante las reuniones. Y si no es así, pueden proponerla o al menos empezar a aplicarla para las que dependan de ustedes. Cuando las demás personas vean la diferencia en los resultados, comenzarán a utilizarla también.

¿Es necesaria?

Lo primero que debemos determinar es si la reunión debe llevarse a cabo. Todos estamos tratando de sacar adelante nuestro trabajo, por lo que al convocar a una reunión, estamos “quitando” tiempo (nuestro y de los demás) que usaríamos para resolver nuestras tareas. Si la reunión es para compartir información, es mejor buscar otro medio por el cual hacerlo, a menos que necesitemos discutir el feedback en el momento y de forma grupal.

En ese caso, sería ideal enviar primero el material para que luego las personas lleguen con su análisis realizado y se aproveche mejor el tiempo. Si alguien no lo hizo, puede dejarse asentado en la minuta.

¿Hay algo peor que las reuniones para compartir el status mensual o trimestral? Para muchos, suele ser el momento en el que se ponen al día con sus emails en lugar de estar prestando atención…

Sólo los participantes indispensables

Las peores reuniones a las que podemos asistir son aquellas con gente que no debería estar ahí. Esas personas no estarán interesadas, por lo que seguramente se pondrán a hacer otra cosa, provocando distracción a los demás. Como les están haciendo perder su tiempo, es probable que no respondan a otra convocatoria, donde quizás sí sean necesarios.

Dado que algunas veces necesitamos informar a una persona que cierta reunión se llevará a cabo aunque no necesariamente debe asistir, una buena estrategia es no incluirla en la invitación, y luego sólo enviarle una copia de la misma, avisándole que es simplemente para que esté al tanto. Por gentileza se podría indicar que si desea participar, será bienvenido/a.

Importante: no olviden las confirmaciones de asistencia, tanto al momento de solicitarlas como de brindarla si son ustedes los invitados. Y si no están seguros sobre si realmente deberían participar, no duden en preguntar qué se espera de ustedes al organizador!

Líder o Moderador

Es esencial que exista una persona que guíe la reunión. En el texto de la invitación puede aclararse quien tendrá ese rol en caso de que la persona no sea la misma que quien la convocó. Todos los invitados siempre deben saber cuál será el objetivo de la reunión y quién será el responsable de guiarla.

Consideren que no siempre el líder es quien toma las decisiones en ese momento. También puede tener el rol de moderador del panel de invitados, que son los que llegarán a la decisión que se está buscando.

Respetar la estructura

Siempre se deberá asegurar la siguiente estructura:

Introducción

Quien convocó a la reunión deberá explicar rápida y claramente el objetivo que se quiere lograr durante los siguientes minutos. Les sugiero tener una diapositiva siempre visible que lo muestre, o escribirlo en una pizarra.

Desarrollo

Durante este tiempo se realizarán la actividades necesarias para lograr el objetivo, siendo responsabilidad del moderador que todos los presentes tengan oportunidad de expresarse (sino, no deberían haber sido convocados, sólo informados del resultado con posterioridad).

Es importante lograr que todos hagan una escucha activa de quien esté hablando en cada momento, por lo que si es necesario se podría pedir que dejen de lado sus teléfonos y laptops, o que directamente asistan sin ellos.

Cierre

Al finalizar, el líder deberá brindar la conclusión a la que se llegó, mencionando lo siguiente:

- Si se logró el objetivo
- Cuál fue el resultado (por ejemplo, los acuerdos a los que se llegaron)
- Cuáles son los siguientes pasos, quién es el responsable de cada uno y fecha límite
- Indicar cuándo se enviará la minuta de la reunión y quién lo hará

Cuidar los Tiempos

Intenten estimar el tiempo realmente necesario para la reunión. Siempre se tiende a hacerla de una hora pero muchas veces, estando bien dirigida, podría ser mucho más corta. He organizado reuniones de apenas 15 minutos donde se lograron importantes decisiones que permitieron avanzar con cuestiones difíciles.

Esta estimación debe ser bien pensada porque el tiempo deberá respetarse, y se tendrá que continuar en otra ocasión en caso de que queden temas pendientes. Es de esperar que los participantes ya tengan asignado el tiempo posterior a la reunión a otras actividades, por lo que no debemos retrasar la finalización.

Para lograrlo, no sólo necesitamos estimar bien su duración y guiar la reunión de manera eficiente, sino que debemos respetar el horario de inicio. La tolerancia máxima debería ser de 5 minutos, pero si siempre iniciamos 5 minutos más tarde, todos comenzarán a llegar con esa demora. Por experiencia les puedo asegurar que si siempre comienzan en horario, los participantes se preocuparán por llegar a tiempo.

No olvidar la minuta

Al finalizar se debe confeccionar un resumen de la reunión que contenga los siguientes puntos:

- Fecha, hora y lugar del evento
- Quién la convocó
- Participantes, indicando todos los invitados (obligatorios y opcionales), y quiénes estuvieron presentes o ausentes
- Objetivo
- Conclusión
- Puntos destacados o resumen
- Próximos pasos y responsables

No olviden confirmar al inicio quién será el encargado de hacer la minuta! Más de una vez asistí a reuniones donde no quedó definido desde el inicio y, por lo tanto, nadie lo hizo.

Una buena estrategia que me ha sido muy útil es tener un template o modelo fijo, llenarlo antes de la reunión con los datos ya conocidos (primeros cuatro puntos de la lista) e ir completándolo en el momento.

Seguimiento

De nada servirá la reunión si luego no hacemos el seguimiento de lo que se decidió durante la misma. Quien la convocó será el responsable de hacerlo, a menos que en la minuta se indique lo contrario.

¿Tienen algún tip adicional que hace que sus reuniones sean efectivas y no una pérdida de tiempo?

Les dejo un modelo de minuta de reunión, con explicaciones y un ejemplo para que puedan empezar a implementarlo de inmediato. ¡De regalo!