Técnica Pomodoro: Cómo trabajar más rápido y ganar tiempo libre

 ¿Cuántas veces tenemos que empezar una tarea y damos vueltas y vueltas antes de comenzar? A veces parece que estamos buscando alguna excusa para no hacerla: vamos buscar agua, vamos al baño o leemos una nota rápida que en nada nos ayuda a avanzar en lo que tenemos que hacer. Pero hay una forma de hacer que una tarea que nos suele llevar horas, la terminemos en mucho menos tiempo y nos ganemos un buen descanso!

 

PROCRASTINAR. O el arte de escaparse de aquellas tareas que uno debe hacer y no quiere.

Bueno, ok, no es la definición “formal” pero ya me entienden. YO procrastino, TÚ procrastinas, ÉL procrastina… TODOS PROCRASTINAMOS! Quizás no empezamos a preparar un examen que tenemos que dar porque el tema es insoportable, o no empezamos con ese informe en el trabajo o no ordenamos ese estante en casa que pide a gritos una Marie Kondo (no me digan que no la escucharon nombrar…). ¿Por qué lo hacemos?

Las razones pueden ser muy variadas pero las principales son que no sabemos por dónde empezar, o que no logramos concentrarnos en ellas lo suficiente como para terminarlas de una buena vez. Pero esta técnica que les comparto es tan sencilla como efectiva.

¿Qué es la técnica Pomodoro?

Esta técnica fue ideada por Francesco Cirillo para poder avanzar con sus estudios. Consiste en trabajar en una y SOLA UNA tarea durante un período de 25 minutos sin parar y luego descansar cinco. Al finalizar el descanso se retoma la actividad continuando con la misma tarea hasta terminarla.

El nombre Pomodoro se debe a que para llevar la cuenta del tiempo, Francesco usaba un timer de cocina con forma de tomate, como el de esta imagen:

(photo credit: flickr)

 

Cómo empezar a aplicar esta técnica

Lo primero que debemos hacer es determinar en qué tarea nos vamos a enfocar. Acá no tiene lugar el multitasking, ya sabemos que si queremos ser productivos debemos evitar esta práctica.

Una vez que tenemos definida la tarea, vamos a poner un timer por 25 minutos y empezar a trabajar sin interrupciones hasta que se acabe el tiempo. Nada de mirar el teléfono, e-mails, mensajes o buscar un café. El foco debe estar en esa actividad hasta que suene la alarma. No es necesario que usen un timer de cocina con forma de tomate (o huevo o gallina), por supuesto, pueden usar el del teléfono o de su computadora.

Cuando pasen los 25 minutos y suene la alarma, deben parar de trabajar y tomarse un descanso de 5 minutos: ahí sí, caminan un poco, se estiran, buscan el café que querían antes o van al baño. Pero a los 5 minutos tienen que volver y continuar con la tarea por otros 25.

Esta técnica es tan efectiva que pueden usarla no sólo en el trabajo, sino que también les funcionará maravillosamente para otros temas:

• • ordenar un estante (el que llama desesperadamente a Marie Kondo)
  • un arreglo en casa
  • leer un libro
  • hacer ejercicio
  • estudiar

Para asegurarse de tener constancia en usarlo, les sugiero que lo agreguen a la rutina de inicio del trabajo. Por ejemplo, luego de haber definido nuestras tres tareas más importantes del día (las que nos ayudarán a avanzar en nuestros objetivos), iniciaremos el timer y nos enfocaremos en esas actividades sin distracciones.

Qué timer elegir

El timer de cocina es efectivo pero también existen otras opciones que se adaptan a nuestros gustos y necesidades. ¿Se imaginan la alarma del “tomatito” sonando a todo volumen en nuestro escritorio? Nos vamos a ganar el odio de varios… Para usarlo en la oficina, es mejor tener una aplicación en la computadora o en el celular. Pueden optar por PomoDone en la computadora o Clockwork Tomato en su móvil, o investigar otras opciones.

Clockwork les permite hacer ciertas adaptaciones, como por ejemplo, modificar la cantidad de tiempo de cada “Pomodoro” y del descanso. Una variante muy usada cuando enfrentamos tareas que llevan más tiempo es definir un intervalo de 50 minutos de trabajo y descansar 10.

Las aplicaciones tienen el plus de que suelen llevar estadísticas del tiempo usado, lo que nos resulta muy útil para medir nuestro rendimiento y nuestra forma de trabajar. Eso sí, no se distraigan con las notificaciones del aparato. Por supuesto, siempre pueden usar el simple contador de tiempo de su reloj, del celular o de la computadora.

Razones por las que funciona

 

Evita distracciones

Sabiendo que debemos concentrarnos en esa tarea y que está definido el momento del descanso, evitamos estar saltando de una actividad a otra, manteniendo el foco y la concentración en una sola cosa y permitiendo avanzar más rápido.

Mejor estimación y registro del tiempo

Al trabajar en bloques de tiempo fijos (esta técnica se lleva de maravillas con “Time Blocking”), tenemos más control sobre cuánto queremos dedicarle a una tarea. Podemos también ir registrando la cantidad de “pomodoros” que hacemos por día y hasta ponernos un objetivo de hacer cierta cantidad en un período determinado. Además verán que mejorará su capacidad de estimar cuánto les llevará ejecutar una actividad.

Baja la ansiedad

Si estamos trabajando y nos da ganas de hacer otra cosa, al saber que ya está fijo el momento en el que tomaremos el descanso, le resulta más fácil a nuestra mente manejar la espera. Si tengo sed, sé que sólo debo esperar 5 minutos más y me levantaré a buscar mi bebida.

Avance real

Si gracias a su rutina de inicio del trabajo lograr definir los tres temas más importantes para hacer en el día y de inmediato se ponen a trabajar en ellos por ciclos de 25 o 50 minutos hasta terminarlos, ¿se imaginan el avance enorme que tendrán para lograr sus objetivos?

Esta técnica no sólo les permitirá evitar que les estalle la cabeza luego de un día extremadamente ocupado e intenso gracias a los descansos frecuentes, sino que además les regalará tiempo libre gracias a que podrán terminar antes sus tareas debido a la concentración con la que trabajaron. ¿Hay algún premio mejor?

 

Anímense a probar este método y cuéntenme cuánto tiempo lograron ganar, y qué timer usaron.

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