Time Blocking: el secreto para un progreso real en tus tareas

Creemos que el tiempo es eterno, que nos sobra, y por eso muchas veces dejamos pasar los minutos y las horas sin saber a dónde fueron. ¿Y si tratamos nuestro tiempo como el dinero y lo distribuimos con intención entre las cosas que queremos y debemos hacer? ¿Es posible?

Cuando tenemos dinero, y especialmente cuando no nos sobra, pensamos muy bien a dónde vamos a destinar cada centavo de manera de cubrir todo lo que queremos y debemos pagar. Un poco para la comida, otro poco para cuentas e impuestos, y un poco para darnos un gusto o ahorrar. Por otro lado, no se suele hacer lo mismo con el tiempo, porque pareciera ser algo que nos sobra.

Pero si lo piensan mejor, es un bien aún más preciado que el dinero, porque podríamos conseguir más pesos, dólares o la moneda que sea, pero de ninguna manera podemos conseguir más tiempo.

¿Presupuestar mi tiempo?

Bueno, no es para desesperar, sino para tomar conciencia. ¿Cuántas veces decimos “quiero hacer tal actividad pero no tengo tiempo”? La realidad es que tenemos tiempo, pero se lo asignamos a otra cosa. No es un problema de tiempo sino de prioridades.

Muchos dicen que quisieran estudiar, leer, terminar un proyecto o descansar y no tienen tiempo para hacerlo, pero son capaces de hablar sobre miles de series que se la pasan mirando. Ojo, aclaro que me fascina mirar series, películas y que podría quedarme frente a la pantalla durante días enteros, pero tenemos que sincerarnos y asumir que hemos decidido dedicarle nuestro tiempo a la tele. O a pasar sin parar el feed de las redes sociales. Conciente o inconcientemente, así fue.

“Ay, Natalia. ¿Ahora es un crimen mirar la tele o las redes sociales? Eh???”. Noooo, claro que no. El tema es hacerlo con intención. Así como puedo decidir a principio de mes que voy a dedicar una parte del sueldo para salir a pasear y disfrutar, también podemos decidir cuánto de nuestro tiempo vamos a dedicar a descansar y divertirnos, y cuánto para otras cosas.

Qué es Time Blocking

Time Blocking es una técnica por la cual distribuimos nuestro tiempo en bloques para acciones determinadas. Luego, durante esos minutos, vamos a concentrarnos en hacer sólo eso que habíamos definido y nada más.

Este método permite que nos concentremos y dediquemos totalmente enfocados a una sola cosa, permitiéndonos conseguir lo que queremos. Esto no quiere decir que tengo que asignar TODO mi tiempo a estar trabajando en algo sino que, durante ese período, nos dedicamos a full a un solo tema: resolver un asunto laboral, ordenar una habitación, leer, encontrarnos con amigos, dormir.

De esa manera, cuando estoy con un tema del trabajo no me distraigo espiando lo que un amigo publicó y, de la misma manera, cuando estoy con mis amigos, no me pongo a ver los mails de la oficina.

Cómo empezar

Para comenzar a usarlo es fundamental planificar cada día. Ya sea durante la rutina de fin del trabajo o durante la de inicio del día laboral, vamos a definir cuáles son las actividades que vamos a hacer durante el día, cuánto estimamos que nos llevará cada una, y luego vamos a asignar los bloques de tiempo correspondientes en nuestra agenda.

Acá va un ejemplo:

Al plantear cada día de esta manera algunos podrían sentir que les quita libertad, pero cuando lo hago siento que por fin le estoy asignando tiempo a lo que realmente quiero, sino las urgencias del día aparecen y no me dejan dedicarme a lo que necesito. Es fundamental asignar bloques para tiempos de descanso o distracción: hacer actividad física, salir a pasear, dormir. De esa manera también van a poder disfrutarlos sin culpa, porque por otro lado se aseguran de haber asignado horas para cumplir con sus responsabilidades.

Otro momento ideal para hacerlo es durante la planificación semanal. Acá van a tener una visión general de la semana y verán mejor cómo les conviene repartir las horas para lo más importante de los siguientes 7 días.

Paso a paso

Tareas del día

Primero listar cuáles son las actividades que tienen para una determinada fecha. Empiecen con los compromisos con horario (reuniones, llamados) y agreguen el tiempo de desplazamiento hasta un lugar si es necesario. Luego consideren sus 3 acciones más importantes del día, y agreguen también tiempos para comidas, descanso y recreación.

Estimar la duración

Cuando tengan terminada la lista, asignen la cantidad de tiempo necesaria para cada actividad. ¿7 horas para dormir? ¿1 hora para comer? ¿Media hora de actividad física? ¿Media hora de internet? Si utilizan la técnica de Pomodoro, intenten asignar los minutos en base a los ciclos de pomodoro que usen.

Diagramar el día

Ahora comiencen a distribuir las actividades en bloques a lo largo marcándolas en la agenda. Las agendas con las horas para cada día son las que mejor resultan, pero sino pueden bajar el formulario que les dejo al final del post para hacerlo. Pueden imprimirlo o, si utilizan el método Bullet Journal, dibujarlo en su cuaderno.

¿El fin de semana también?

Depende de ustedes. Si tienen un finde complicado con muchas cosas para hacer, lo recomiendo. Sino, que las horas fluyan…

¡Listo! A usarlo

Cuando inicie el día sólo deberán comenzar a enfocarse en las distintas actividades en base a los bloques que hayan definido. Verán que este método los ayuda a combatir el multitasking y que comienzan a lograr mucho más gracias a ser intencionales con sus horas, no sólo en las laborales sino especialmente en las personales 🙂

¿Ya conocían esta técnica? ¿La utilizan o es un nuevo concepto? Cuéntenme cómo les fue cuando lo intenten.