Tablero Kanban: por qué no vas a querer dejar de usarlo

 

 A veces las notas autoadhesivas nos sacan de apuro pero a muchos de nosotros, en algún momento, les generan pesadillas. Están en nuestra agenda, en el monitor, pegadas en la computadora, en el cuaderno. Pero hay una manera de usarlas, incluso de forma digital, que nos puede cambiar TOTALMENTE nuestra forma de organizarnos. Les cuento de qué se trata.

 

 

Todos tenemos tareas para hacer. Las actividades del trabajo, material para estudiar, pagos para hacer. Incluso si no trabajamos fuera de casa y nos ocupamos del hogar, también hay miles de temas que atender y que debemos organizar y priorizar de alguna forma.

Lo más típico es tener una lista en un papel o cuaderno y empezar a marcar a medida que las terminamos. A veces hacemos una marca al lado (tilde o cruz), a otros les gusta “tacharlas” y otros las marcan con resaltador. Hasta ahí vamos bien, pero el problema es que suelen aparecer más rápido de los que desaparecen, entonces la lista va creciendo y se nos van perdiendo de vista las primeras, que van quedando en otras hojas.

 

Además, cuando son tantas, tenemos que poder ir marcando el orden en el que tenemos que hacerlas, o si alguna es más urgente que otra (¡hay que pagar la luz porque se vence mañana!). Entonces ahí ponemos esa tarea urgente en un post-it pegada en la hoja de las demás tareas. Y después ponemos otro… y otro… y otro… y un día se nos despegan y los perdimos…

 

 

¿Tiramos las notitas a la basura?

 

¡No! En realidad hay otra manera de usarlas, mucho más efectiva. Se trata del tablero Kanban, que es una herramienta visual utilizada por varias metodologías para gestionar tareas de proyectos.

La conocí y me hice fanática de esta herramienta cuando me certifiqué como Scrum Master, dado que el marco de trabajo “Scrum” es uno de los que utilizan este tablero. Scrum se utiliza mayoritariamente para desarrollo de sistemas, pero se le pueden dar muchos más usos tanto a este marco de trabajo como al tablero: empresas de marketing, diseñadores, periodismo, gestión de nuestros estudios, tareas personales, etc. ¡Incluso es muy buena para asignarles tareas a los chicos!

La idea es la siguiente: anotar todas las tareas para hacer en notas autoadhesivas, una tarea por nota. Luego crear un tablero con al menos tres columnas: HACER (“To Do”), HACIENDO (“Work in Progress” o WIP), TERMINADO (“Done”). El tablero lo pueden hacer en una hoja de un cuaderno grande, o en una pizarra (magnética o de corcho), en una pared o vidrio, marcando las líneas verticales de separación con marcador o una cinta (puede ser de papel para no dañar la pintura). ¡Pongan a trabajar la imaginación y se les ocurrirán muchas formas más!

 

 

 

Cómo funciona

 

Una vez que tenemos listo el tablero y las notas, las pegamos todas en la primera columna de la izquierda, la que se llama “HACER”, idealmente ordenadas de arriba hacia abajo por prioridad.

 

 

A continuación tomamos la primer tarea de la que nos vamos a ocupar, la pegamos en la columna “HACIENDO”, y nos ponemos a trabajar en ella hasta terminarla.

 

 

Cuando finalizamos, la pasamos a la columna “TERMINADO” y tomamos una nueva nota (tarea) de la primer columna para pegarla en “HACIENDO”.

 

 

De esa manera seguiremos trabajando con todas las demás notas.

 

Estas son las principales ventajas de este método:

 

• • Tenemos todas las tareas anotadas, no dependemos de nuestra memoria para recordar hacerlas y eso nos quita stress
  • Cada tarea nueva que aparezca la agregamos a la lista con una nueva nota
  • Si cambian las prioridades, es fácil reorganizar las notitas en el tablero
  • Si me interrumpieron o si aparecen distracciones, al volver veo claramente qué estaba haciendo y lo puedo retomar más fácil
  • Me queda un registro de todo lo que terminé en la columna de la derecha

 

Tenemos que seguir este principio fundamental: ir trabajando de a una tarea por vez hasta terminarla, y recién ahí comenzar con la siguiente.

 

 

Tareas en paralelo

 

“Natalia, mirá que yo soy multitasking, ¡y a mucho orgullo!”

Uy, no te quiero sacar la ilusión pero eso no es bueno. En otro post comentamos el “problemita” del multitasking y cuánto nos afecta negativamente en nuestra productividad (salvo en casos muy puntuales) pero, por ahora, tenemos que tener en cuenta que si empezamos una nueva tarea sin haber terminado la anterior, vamos a tener 2 tareas empezadas y ninguna terminada. Y si dejamos esas dos para empezar otra nueva, tendremos tres empezadas y (todavía) NINGUNA terminada.

Tengan presente lo siguiente: No importa cuántas tareas empezamos sino cuántas terminamos.

 

En nuestro trabajo nos evaluarán o medirán de esa manera, y en nuestra vida personal es lo mismo. Pensémoslo así: si tenemos que ordenar el cajón de las medias, planchar 5 camisas y arreglar al canilla del baño, y al finalizar el día tenemos medio cajón ordenado y la otra mitad no, planchamos 2 camisas y nos faltan 3, y tenemos la canilla desarmada, ¿no hubiera sido mejor haber terminado al menos de ordenar el cajón y quizás hasta haber planchado todas las camisas, antes de empezar a desarmar la canilla?

En algunos casos puede ocurrir que aparecen urgencias justo cuando estamos trabajando en otra cosa, y si bien debemos tratar de evitar trabajar en paralelo, aún así esta herramienta nos sirve porque, al terminar con la urgencia, podremos ver en el tablero qué tarea debemos retomar.

 

 

Aplicaciones y Variantes

 

Tablero laboral y personal

 

Les sugiero que separen el tablero en dos (o tengan dos tableros) para manejar sus tareas personales y laborales.

 

Estudio

 

Con sólo un cartón forrado con papel de color y unas tiras de cinta, les armé un tablero a mis hijos para que lo usen para la escuela. Les enseña a ordenarse y a ustedes les da mayor visibilidad.

 

En equipo

 

Esta herramienta está especialmente pensada para trabajar en equipo. Simplemente hay que dejar el tablero en un lugar visible, agregar el nombre de la persona que se está ocupando de esa tarea a cada nota, y todos tendrán claro en qué estado está el trabajo.

 

Otras columnas

 

Pueden agregar más columnas si fuera necesario, por ejemplo, en el caso de desarrollo de sistemas se agrega habitualmente una columna luego de “HACIENDO” llamada “En PRUEBA”. Recién después de haber probado cada componente se pasan las notas a “TERMINADO”.

 

De forma digital

 

Existe una aplicación (para celulares y también web) GRATUITA llamada Trello, que les permite tener tableros de forma digital. Existe una versión paga con más funcionalidades pero, para el uso individual, la gratuita es más que suficiente.

 

Conviertan hoy su lista de tareas en un tablero Kanban y cuéntenme cómo les funcionó. ¡Espero sus comentarios!

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