Cómo planificar reuniones online exitosas

 Reuniones laborales hemos tenido todos, pero con el avance de la tecnología y la globalización, las reuniones entre personas que no están en el mismo lugar físico se han hecho mucho más comunes. Esta forma de comunicarnos simplifica muchos aspectos pero también trae nuevas complicaciones: participantes que no se pueden conectar, no se entiende quién está hablando, es muy tarde o muy temprano para algunos… Veamos cómo evitar los problemas principales y organizar llamadas a distancia efectivas.

En el mundo globalizado de hoy, a veces hablamos más seguido con un compañero de trabajo que está a miles de kilómetros de distancia que con quien se sienta en el escritorio de al lado. La tecnología lo hizo posible y nos alivió muchos problemas que teníamos debido a tener que trabajar con alguien que no teníamos cerca. De hecho, por esta razón hasta hice grandes amigos que viven muy lejos, y casi no crucé palabra con algunos que se sentaban todos los días a un metro de distancia 😮

 

Ventajas de las videoconferencias

¿Quién puede poner en duda que las reuniones remotas son una gran solución actualmente? Nos dejan ser más productivos y nos han permitido:

• Ahorrar tiempo y dinero evitando viajes laborales que no son necesarios.
• Resolver en menos tiempo un problema con alguien que está lejos nuestro (ya sea en otro edificio, otra ciudad u otro país).
• Trabajar de forma habitual con equipos que están conformados por profesionales de distintas nacionalidades y culturas, lo cual sin lugar a dudas nos enriquece a todos.
• Poder elegir el mejor grupo para un proyecto sin tener que acotarnos a la disponibilidad por ubicación.
• Y para algunos, la facilidad de trabajar desde casa.

Estos son sólo algunos de los puntos favorables y, sin dudas, hay más. Pero también, mantener reuniones online nos ha puesto frente a dificultades particulares con las que tenemos que lidiar.

Principales problemas con las conferencias online

Los temas más importantes que debemos considerar al tener que planificar una llamada a distancia con varias personas son los siguientes:

• Ubicación geográfica y zona horaria de todos los participantes
• Idioma y objetivo
• Posibilidades de conexión para audio y video

 

Ubicación geográfica y zona horaria

Tengo la suerte de haber trabajado con personas de todos los continentes, y que incluso tengan que estar presentes al mismo tiempo en una llamada. Si somos los organizadores debemos asegurarnos de conocer en qué país está situada cada persona y la zona horaria que le corresponde. Más allá de ser una buena práctica, demostrará consideración y respeto de nuestra parte el hecho de que busquemos un horario que sea viable para todos los que deban estar “presentes”, no sólo dentro de su horario laboral sino también considerando los feriados locales.

En algunas situaciones puede no ser posible debido a que la llamada será para resolver una urgencia, pero si no es el caso, y especialmente si organizaremos reuniones repetitivas, hay que considerar este punto.

En mi caso, tener la tabla de feriados de los países con los que habitualmente trabajo o investigar los días no laborales o de ciertas festividades religiosas en países con los que no me reúno seguido, es fundamental.

Puede darse el caso especial de que un invitado se encuentre de viaje fuera de su país al momento de la reunión: ante esa situación, la persona deberá hacerse responsable de conectarse a la hora que corresponda considerando las diferencias horarias.

Idioma y objetivo

Otro punto importante a tener en cuenta es el idioma que se usará durante la conferencia. Si bien, como en todos los casos, debemos ajustarnos a las costumbres dentro de la empresa donde estamos, hay que considerar cuál será el idioma a utilizar dependiendo principalmente de los siguientes dos factores:

1-A quién está dirigida la reunión: si hablo español pero la reunión está enfocada a informar al equipo de Brasil sobre algún tema que los impacta y son mayoritariamente de ese país, lo más correcto es hacerlo en portugués.

2-El objetivo de la misma: si vamos a comentar información y las personas presentes entienden el idioma que se usará aunque no sea su lengua materna, no hay inconvenientes. Pero si necesitaremos que participen y se expresen con soltura, debemos darles la oportunidad de que lo hagan en su propio idioma. Me ocurrió más de una vez que, guiando una reunión en inglés, la mayoría de las personas de habla hispana no participaba. Pero luego, haciendo la aclaración correspondiente, propuse que todos dieran su opinión en el idioma que se sintieran más cómodos, y fue ahí donde surgieron temas muy interesantes que las personas no habían expuesto antes por no saber cómo expresarlo en inglés. Por supuesto que luego tuve que traducirlo para que todos entendieran, pero el objetivo de la reunión se cumplió.

Para todos los casos, es importante aclarar en la invitación el idioma que se utilizará si es que puede ser un problema, dado que podríamos tener personas que participen que no entenderán, y quizás prefieran esperar a recibir la minuta con las conclusiones, o solicitar un traductor para que esté presente.

Posibilidades de conexión para audio y video

Si bien en cada empresa suelen contar con el software corporativo necesario para este tipo de comunicaciones (Lync, Zoom, etc), algunas veces tenemos que comunicarnos con clientes o proveedores que están fuera de nuestra red. En esos casos, es importante preguntarles con anticipación respecto a las posibilidades a las que tienen acceso.

La mayoría de este tipo de software ofrece la generación de un link, donde el invitado sólo tendrá que hacer click y accederá a una página web por la que podrá escuchar, hablar y ver.

Cuidado porque algunas redes corporativas bloquean estos accesos, y por eso es ideal también tener un número telefónico al que puedan llamar desde afuera para participar. Y si además brinda la opción de un número local, ¡mucho mejor!

Como existen muchas variantes, cuando se trate de la primera llamada con estas personas, es bueno habilitar la conexión 10 minutos antes. De esta manera tendrán la posibilidad de ir ingresando y solucionando los problemas técnicos que pudieran surgir. Ustedes también ya deberían estar ahí para ir confirmando si la conexión es exitosa o no.

En caso de que planeen compartir contenido visual, como una presentación, avísenlo en la invitación. Es importante porque algunas personas suelen conectarse sólo al audio o se conectan desde la calle (no es nada recomendable por el tema de la seguridad si además son ellos los que están conduciendo) y al no poder ver, probablemente no entiendan de lo que se está hablando.

IMPORTANTE: Hay que avisar también con anticipación si se espera que la gente conecte su cámara para hacer una video llamada. No todos podrían tener esta opción pero además, para los que trabajan ocasional o habitualmente desde su casa, ¡no queremos encontrarlos en pijama!

Por supuesto, como con todas las reuniones, no olviden incluir en la invitación la agenda con los temas que serán tratados y asegúrense de invitar sólo a aquellos realmente necesarios.

 

¿Suelen tener reuniones remotas? ¿Cómo ha sido su experiencia y cuál fue el mayor problema con el que se encontraron?

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