Viajes laborales: qué hacer al regreso para que resulte realmente productivo

 ¡Por fin de vuelta en casa! No importa si fueron semanas o tan sólo un par de días, la felicidad que siento al volver con mi familia es enorme siempre. Pero no nos tenemos que apurar a cerrar el capítulo de este viaje sin antes realizar ciertas actividades que nos permitirán que estos días hayan rendido al máximo. Repartan los regalitos que hayan traído y ahora tomen nota.

¡Qué lindo volver! Algunas veces los viajes son muy difíciles, ya que tuvimos que ir a resolver un problema grave, o a negociar algo importante. Otras veces las actividades no fueron tan complicadas como las personas con las que tuvimos que trabajar (uf!). En esos casos el regreso es un alivio. Pero en las ocasiones en las que todo salió tal y como lo esperábamos, e incluso mejor, también es una alegría volver, ya que traemos una enorme satisfacción y muchas ganas de retomar el trabajo, con nuevo incentivo.

En todos los casos, así como nos preparamos antes de salir y averiguamos sobre el destino, hay acciones a seguir que nos permitirán darle el cierre necesario a esas actividades que hicimos fuera de casa, y que no sólo significaron mucho tiempo de nuestro lado sino también grandes costos.

 

Qué hacer primero al llegar

Si siguieron los consejos que les di en el post sobre qué hacer durante el viaje, habrán tomado nota y confeccionado las minutas de todas las reuniones que mantuvieron. Les sugiero que empiecen por ahí:

Minutas de reunión

Si les quedó alguna minuta para terminar, tomen de inmediato las notas y háganlo como primera actividad. Los detalles se nos van rápido de la cabeza. Una vez que tengan todas terminadas, guárdenlas en el lugar que corresponda de su computadora o un lugar centralizado en la nube, clasificadas por cliente, proyecto o área según corresponda. Recuerden que también deberían poder ubicarlas rápidamente en base a la fecha de la reunión. En mi caso, yo coloco el día con formato aaaa-mm-dd dentro del nombre.

Archivos y documentos

A continuación procesen todos los archivos y documentos que les hayan dado, ya sea en papel o digital. Si son en papel, revisen uno por uno para determinar si se debe:

• Eliminar: cesto de basura o triturador de papel (en caso de que sea información confidencial ya procesada)
• Guardar el documento físico: ubicarlo en el archivador que corresponda o entregarlo a quien sea necesario
• Escanearlo y guardar la versión digital: guardar el archivo en el lugar asignado y eliminar el físico

Acuerdos de las reuniones

Tomar cada una de las minutas creadas (por nosotros o por otros) durante nuestro viaje y agendar las actividades que fueron acordadas allí. Si las tendremos que hacer nosotros, debemos agregarlas a nuestra lista de tareas o colocarlas en nuestro calendario si tienen fecha y hora específicas. Si son acciones que le corresponden a otra persona, colocarlas en la lista de temas pendientes y crear un recordatorio para validar con el responsable el avance de la misma.

 

Nuevos contactos

Es posible que hayamos conocido nuevas personas durante el viaje. En ese caso, les recomiendo que guarden las tarjetas en su tarjetero (si es que aún mantienen uno físico) o que registren los datos de contacto de esa gente en el sistema que utilicen, ya sea escaneando la tarjeta de papel y archivándola donde corresponda, o ingresando los datos en una tabla o sistema de contactos. Es importante que puedan encontrarlos con facilidad cuando los busquen el día de mañana.

 

Planilla de gastos

¡Qué pesadilla! ¿Les conté que hacer las planillas de rendición de gastos es una de las tareas que más detesté siempre de los viajes? Pero no hay escapatoria, hay que hacerlas igual. Si siguieron mi consejo de ir haciéndola día a día mientras estaban viajando y guardaron todos los tickets ordenados en el mismo lugar, sólo resta entregar la información. Si por alguna razón no pudieron hacerlo, ¡háganlo de inmediato! Si se demoran, es probable que ya no encuentren el ticket o factura correspondiente, o que no recuerden algún dato a completar en relación a un gasto. Cuidado porque en la mayoría de los casos, eso puede implicar que no les reconozcan el mismo y que lo tengan que pagar de su bolsillo.

 

Correos electrónicos

Mientras estábamos viajando, la vida continuó y nos siguieron llegando los cientos de e-mails que recibimos habitualmente. Lo que vamos a hacer es procesarlos igual que deberíamos hacer siempre, sólo que esta vez se habrán acumulado algunos más:

• Leer cada e-mail sólo una vez y moverlo a la carpeta que corresponda:
  • @Leer: si se trata de la lectura de una información que debo conocer pero que no requiere una acción posterior de mi parte, lo colocaré en esta carpeta.
  • @Acción: si me están solicitando alguna respuesta o trabajo de mi parte, colocarlo acá.
  • Eliminar/ archivar: cuando no deban dedicarle tiempo a ese correo, simplemente colóquenlo donde dejan todos los correos procesados y sin pendientes: en la papelera o en la bandeja de entrada como leído, o en una carpeta especial.
• Regla de los 2 minutos: David Allen, creador del método Getting Things Done (en este post explico brevemente de qué se trata), propone esta regla, que dice que si un mail podemos resolverlo en 2 minutos o menos (una respuesta rápida), que lo hagamos directamente en el momento. De esta manera será un pendiente menos que atender luego, pero que no nos quitará tiempo del proceso del total de los correos.

 

Retomar nuestras rutinas

Al volver, nada nos acomodará más rápido a nuestro día a día como las rutinas. Si las retomamos de inmediato, no sólo continuaremos con lo que estábamos haciendo antes de irnos, sino que también podremos resolver diligentemente lo nuevo que haya surgido durante nuestro viaje de trabajo.

Finalmente queda la parte con la que más remoloneo para hacer: ¡deshacer la valija y ocuparme de la ropa, zapatos y cartera! ¿Cuál es la parte que más te cuesta cuando regresas de un viaje?

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