Las razones por las que hacer Multitasking te hace perder tiempo

 

Soy culpable. Leer y tratar de responder e-mails mientras hago un llamado telefónico, completar un formulario mientras veo un video, y podría seguir la lista eternamente. Siempre me sentí muy orgullosa de poder hacer varias cosas a la vez hasta que descubrí que en realidad no ocurre así y que, además, demoramos más tiempo por hacerlo de esa manera. Hoy les explico por qué el Multitasking es generalmente malo, cuándo es bueno y cuál es la mejor alternativa.

 

Durante años alardeaba de que era experta en “Multitasking”. No es que lo hubiera elegido pero, especialmente cuando empecé a trabajar en consultoría, el ritmo de trabajo era frenético y había miles de tareas por hacer para todos los clientes.

Soy tan antigua Tengo tantos años de experiencia, que por ese entonces no teníamos celular, ni Internet en la oficina, ni e-mail. Los millenials que estén leyendo no deben entender cómo éramos capaces de trabajar de esa manera pero sí, era posible. No sólo era posible sino que además teníamos menos distracciones porque no nos enterábamos que había pasado durante el día con nuestra familia y amigos al menos hasta llegar y casa y llamarlos por teléfono (¡¡Quééé!!???)

 

Aún así, me las arreglaba para hacer multitasking: iba completando un formulario de horas trabajadas mientras veía una grabación de un tutorial, respondía e-mails mientras daba soporte telefónico a un cliente, o leía un manual mientras controlaba un proceso que se estaba ejecutando en la computadora.

Si bien todo eso lo hacía pensando en aprovechar el tiempo, el ejecutar varias tareas a la vez nos perjudica.

 

El Multitasking en realidad no existe

 

Si hacemos “Multitarea” significa que estamos haciendo más de una tarea a la vez (se entiende…), aunque eso no es posible cuando se trata de acciones de tipo similar. Lo que en realidad ocurre es que nuestro cerebro va saltando de una actividad a otra rápidamente. Pero ese tiempo de intercambio entre una actividad y otra no es gratuito:

 

• • Al cerebro le lleva un determinado tiempo acomodarse a la nueva actividad al volver, aunque sea mínimo y casi no lo notemos. Y según la necesidad de concentración que la actividad requiera, ¡este acomodamiento puede llevarnos hasta 20 minutos!
  • Estos saltos provocan altos niveles de stress

 

Problemas que genera

 

Cuando obligamos al cerebro a que se ocupe de varios temas a la vez, provocamos que:

 

• Se equivoque con más frecuencia, porque no puede procesar dos piezas de información importantes en el mismo momento
• Se sienta agobiado por la cantidad de tareas que está manejando y de las que se debe ocupar. Aún en caso de que logre terminarlas, el nivel de stress generado es alto.
• Sea más vulnerable a las distracciones, porque en el momento en el que salta de una actividad a otra, puede quedar atrapado en algo que le llamó la atención y que lo ayudaría a salir del stress en el que estaba (redes sociales…?).
• Finalmente hagamos menos de lo que queríamos, debido a tener que corregir errores, rehacer trabajos que podrían haberse hecho mejor, y al tiempo perdido en el intercambio entre tareas.

 

Cuándo se puede hace Multitasking

 

Tal como les comenté al inicio, no es realmente posible hacer multitasking en tareas de la misma naturaleza, pero sí cuando son muy distintas. Por ejemplo, yo suelo mirar videos o escuchar podcast mientras cocino todas las noches, lo que significa entre 1 y 2 horas de aprendizaje o esparcimiento (mental) cada día. También pueden escuchar música mientras hacen ejercicio, o un audiolibro mientras ordenan su casa.

En esos casos, no sólo es posible sino que hasta es recomendable para quienes no tienen mucho tiempo disponible y quieren aprovecharlo al máximo.

 

De todas formas, hay un límite. Dependiendo de cuánta concentración nos requieran las tareas, algunas veces no se puede hacer. Si quiero tejer y debo seguir un patrón en el que tengo que ir contando los puntos, me puedo llegar a equivocar si le estoy prestando atención a la vez a un audio libro. O si estoy cocinando, les puedo asegurar que no es productivo estar viendo videos de un curso para aprender a programar en un nuevo lenguaje (lo intenté, no es el mejor tema para ese momento…)

Ahora, si la acción más “física” no tiene complejidad, como hacer una cama u ocuparse de la ropa, puedo agregarle una actividad mental que requiera un poco más de atención.

 

De a una tarea por vez

 

La alternativa a esta forma de trabajar es enfocarse en una tarea por vez. Cuando tenemos que dedicarnos a manejar nuestras finanzas, o crear el plan de comidas, escribir un documento importante o estudiar, tenemos que enfocarnos 100% en esa tarea y a nada más hasta terminarla. Si no lo hacemos de esa forma, al final nos vamos a demorar más por el costo de tiempo y pérdida de concentración al saltar entre tareas.

La mejor forma de llevar a la práctica esta “monotarea” es a través de dos técnicas que pueden utilizarse simultáneamente:

 

Pomodoro

Sesiones de trabajo y descanso alternadas de duración fija (50 minutos y 10 minutos habitualmente)

 

Time-blocking

Asignación de bloques de tiempo para destinar a la ejecución de determinadas tareas

 

Si quieren conocer o repasar el detalle de estas técnicas, pueden hacerlo en los siguientes links:

 

• Pomodoro
• Time-Blocking

 

Ahora ya tienen claro lo que sucede con el Multitasking. ¿Van a seguir con alguna de las alternativas que les comenté? ¿Con cuál?

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Photo by Lukas from Pexels