Cómo definir tu semana ideal, siendo emprendedor, empleado o estudiante

Cuando hablo de semana ideal, algunos empiezan a imaginar palmeras, el ruido de las olas del mar, y casi sienten el sabor de una fresca bebida de frutas tropicales en la boca. Lamento desilusionarlos, pero no se trata de eso. Aunque creando un plan con nuestra semana ideal, es posible que logremos más fácilmente esos momentos de relax en la playa que estamos soñando.

¿Qué significa planear “tu semana ideal”? Significa que vamos a crear un mapa de la semana, que nos permitirá ser proactivos y adelantarnos a lo que vamos a necesitar, en lugar de reactivos a lo que vaya pasando con el transcurso de los días.

Tengan en cuenta que crear la semana ideal aplica tanto a quienes son emprendedores, trabajan freelance, en relación de dependencia, estudian o incluso no trabajan. Lo que queremos lograr es aprovechar el tiempo de la semana lo máximo posible para lograr momentos para disfrutar y relajarnos.

Cómo empezamos

Lo primero que debemos hacer es tener una planilla que nos dé una vista completa de una semana, de lunes a domingo y con el detalle de las horas (si su agenda ya tiene esta vista, pueden aprovecharla). Pueden dibujarla en una hoja o bajar la planilla gratuita (al final del post les explico cómo).

Vamos a considerar primero en los eventos habituales y repetitivos y los vamos a ubicar. Aprovechen para repensar algunas de las costumbres que tienen ahora y que quizás sería buen momento para modificarlas. ¿Están durmiendo al menos 7 u 8 horas diarias? Sabiendo a la hora que se deben levantar, ¿por qué no ajustar el horario de ir a dormir para asegurarlas? Les recomiendo que lean los posts sobre rutinas en caso de que quieran aprovechar y hacer el cambio.

Luego marquen los horarios habituales de las comidas, el baño, el viaje a la oficina o al lugar de estudio. Ahora agreguen los eventos repetitivos de la semana relacionados a actividades deportivas o recreativas, suyas y de otros miembros de la familia.

Identificación de días complicados

Esta primera distribución les permitirá distinguir a simple vista que hay algunos días en los que les convendrá hacer alguna planificación especial. Por ejemplo, si mis hijos van los lunes a tenis y volvemos a casa a las 8:30 pm, me conviene planificar para ese día una comida que sea sencilla y rápida de preparar para que no se haga tarde (planear las comidas es fundamental).

Tiempo para despejarse

Es importante que dentro de este plan también ubiquemos momentos para relajarnos y disfrutar, porque es la base de la productividad: si nuestro cerebro y nuestro cuerpo no recargan la energía que necesitan, no van a estar ahí cuando los necesitemos.

Con esta idea, hay que tratar de identificar días y horarios donde podamos tener momentos para nosotros, y momentos para compartir con quien queremos. En mi caso, sé que durante el día es imposible poder leer o hacer un curso que me interese. Por eso, reservo al menos una hora luego de que mis hijos se van a dormir y la distribuyo entre libros, cursos y, una o dos veces por semana, una película o serie.

Organización del trabajo

Una vez que tenemos el bloque general en el que vamos a estar enfocados en el trabajo (o el estudio o temas de la casa), tenemos que listar los distintos proyectos o tipos de tareas en los que nos enfocamos cada semana. Si, por ejemplo, estoy manejando en este momento cuatro proyectos, de los cuales uno me insume el 40% del tiempo y los otros tres 20% cada uno, podría intentar dedicarle dos días al primero y luego un día a cada uno de los restantes. O quizás podría ubicarlos en bloques de medio día distribuidos en la semana.

¡Cuidado! Tengan en cuenta que ésto podrán hacerlo utilizando las horas que les queden disponibles luego de haber reservado el tiempo necesario para las tareas repetitivas generales y/o reuniones periódicas.

Si tienen mayor libertad para organizarse, es bueno intentar crear “días temáticos”. Eso significa que podrían dedicar días (o medios días) completos a ciertos proyectos o tipos de trabajos.

De la misma manera, da muy buen resultado agrupar la ejecución de tareas similares. Si yo tuviera que generar semanalmente informes sobre distintos proyectos, sería ideal generarlos todos el mismo día. O, si tengo que revisar y ordenar documentación, también agruparla para el mismo momento de la semana.

Otros tiempos que también deben considerar dentro del bloque son los que corresponden a las reuniones. Si ya tenemos reuniones pactadas recurrentes (presenciales u online), es importante que no consideremos ese tiempo para ocuparlo en otras tareas. Parece obvio, pero muchas veces tendemos a olvidar que esos minutos no estarán disponibles para nosotros.

Emprendedores y freelance

No es lo mismo ser emprendedor que trabajar freelance. El trabajo como profesional independiente tiene similitudes tanto con estar empleado en relación de dependencia como con el emprendedor. Lo que sí tienen en común es que nos pueden permitir un poco más de libertad al momento de armar nuestros horarios en la semana.

En este caso seremos nosotros los que decidamos cuánto tiempo le vamos a dedicar a cada tema o cliente. Si somos proveedores, es muy importante hacerle saber a nuestros clientes nuestra disponibilidad horaria y tiempos de respuesta, para evitar conflictos y malos entendidos.

Manejando correctamente esta libertad y con una buena distribución de los tiempos (y trabajando con mucho foco y concentración, por supuesto) hasta podemos definir días o tardes libres, fuera del trabajo. Claro, va a depender de en qué momento se encuentra nuestro negocio y cuánto tengamos automatizado o delegado.

Por último, les recomiendo a emprendedores y profesionales freelance que hagan uso lo máximo posible de los “días temáticos”: agrupen en el mismo día o bloque de tiempo todas las tareas que sean similares para acelerar el trabajo.

Por ejemplo, en mi caso debo seleccionar, editar y preparar fotografías para los posts, las frases de los lunes (no se las pierdan en Instagram en www.instagram.com/planeandovoy ), y acciones de Marketing. Por esa razón, intento concentrar todas las actividades relacionadas a las imágenes en el mismo día, y además evito tener que estar saltando de programa en programa en la computadora.

Lo mismo aplica si tenemos que concentrar tareas de planificación, creación de nuestros productos (costura, carpintería, pintura, etc), envíos y hasta la interacción con las redes sociales.

Si están listos para empezar a planificar su semana ideal, les sugiero revisar también el post sobre Time Blockling, que es una técnica que ayudará mucho a crear (y aplicar) su semana ideal. Y además podrán bajar allí la planilla gratuita que les mostré al principio del post para empezar hoy mismo.

¿Suelen planear su semana o van atendiendo los temas a medida que aparecen? ¿Ven algún inconveniente en su actividad actual que les impida empezar a hacerlo?

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