Cómo organizar tus finanzas para manejar tu dinero eficazmente

No podemos pensar en organizar distintos aspectos de nuestra vida sin incluir el tema del dinero. Esto es fundamental para todos sin importar el nivel de ingresos, la cantidad de gastos o si nuestro salario es fijo o variable. Incluso si en la familia es otra persona la que lo administra, es importante tener ciertas nociones básicas que nos ayuden a planificar nuestras acciones y lograr metas que no creíamos posibles. ¿Es hora de dejar de comprar ese café caro que nos gusta o podemos seguir haciéndolo sin problemas?

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Así como hay personas que nacieron naturalmente ordenadas (no es mi caso) y no tienen casi que pensar cómo tener todo en su lugar y planificado, otras tienen un don especial con el manejo del dinero. Y no me refiero a tener conocimientos sobre cómo invertir mejor, sino a saber cómo manejar los muchos o pocos pesos, euros, dólares, etc que tienen. Si no es su caso, necesitan un sistema como el que les voy a explicar.

Uno pudiera pensar que tenemos que saber administrar mejor cuanto menos tenemos, pero no es así. Siempre debemos tener conciencia de lo que hacemos para no malgastar lo que tanto esfuerzo cuesta ganar.

¿Queremos comprarnos unos zapatos? ¿Queremos irnos de vacaciones? ¿Queremos organizar una fiesta de cumpleaños? Necesitamos planificar para no caer gastos de dinero que no tenemos. ¿Por dónde empezamos?

Idea general

El dinero sólo hace dos cosas: entra o sale. Lo importante es tener claridad de cuánto entra, y cuánto y a dónde sale. Suena increíble pero un gran porcentaje de las personas conoce con certeza cuánto gana, ¡pero no cuánto gasta! Yo entiendo, a veces es mejor ocultar la verdad debajo de la alfombra, pero es una verdad que tarde o temprano va a estallar.

Por eso, tenemos que empezar por sacar la “foto” de la situación actual:

Ingresos

Deben considerar la totalidad de sus ingresos, en caso de que tengan más de una fuente. Si sus ingresos son variables y no fijos, deberían considerar un promedio, o directamente tomar un mínimo cuando se dé la situación de que haya grandes diferencias entre un mes y otro.

Egresos

Deben listar todos los conceptos por los que el dinero sale. Hay que considerar todos los gastos mensuales que hacemos, los que abarcan varios períodos (trimestrales, anuales), los que ocurren sólo a veces, y también sus valores (fijos o variables). Si les cuesta encontrar la totalidad de ellos, revisen todos los recibos que tienen, sus resúmenes de banco y de tarjeta de crédito.

Y si aún así creen que les falta anotar alguno, lo mejor es hacer un registro durante uno o dos meses anotando diariamente lo que se gasta. Sí, sí, la idea suena horrible pero nos va a mostrar una verdad indiscutible. ¡No olviden de anotar las donaciones, aunque no sean estrictamente un gasto!

Objetivos

Definan también cuáles son sus metas financieras, es decir, cuánto quisieran ahorrar por mes (aunque sean centavos, todo suma), si quieren formar un fondo de emergencia, si quieren crear un ahorro para el momento de retirarse, si hay unas vacaciones especiales que les gustaría hacer, etc. Esto no sólo servirá como objetivo sino como motivación.

Presupuesto

El siguiente paso es hacer un presupuesto. Eso significa que debemos decidir cuánto destinaremos a las distintas categorías de gastos y ahorros. Todo peso, dólar, euro que entre debe tener un destino. Por ejemplo, si tenemos un salario de 100, podríamos decidir que destinaremos 30 a gastos de comida y limpieza, 20 a cubrir la hipoteca, 15 para gastos personales, 10 para transporte y 25 para ahorrar. No puede quedar ningún resto.

De esta manera se puede ver claramente a dónde va el dinero y, si nos pasamos de la cantidad definida para una categoría, vamos a tener que disminuir el monto de otra. Por ejemplo, si gasto 25 en comida y limpieza en lugar de 30, los 5 restantes podría reasignarlos a gastos personales o a ahorros (¿qué dilema, no?).

Los métodos para hacerlo pueden ser:

Método de sobres

Así de sencillo como suena, debemos distribuir todo el efectivo en distintos sobres etiquetados con el nombre de la categoría. Actualmente no es tan práctico si pensamos en que la tendencia es hacer todas las transacciones online y con tarjeta, pero puede ayudar a entender visualmente el flujo, especialmente a aquellos que tienen la “tarjeta fácil”.

Planilla

La forma más sencilla de hacer esto mismo sin tener que lidiar con los billetes es tener una planilla de cálculo donde tengamos el total del ingreso y las distintas categorías de “salida” del dinero con sus montos. Si se sienten más cómodos, también pueden hacerlo en una hoja impresa.

Software

Existen programas y aplicaciones electrónicas que les permitirán hacer un presupuesto. Eso sí, no podrán adaptarlo completamente a sus necesidades.

Gastos

Una vez que tenemos el presupuesto, necesitamos comenzar a registrar los gastos, para ir comparando los totales con los montos asignados a las categorías. Podemos hacer uno por uno en una hoja o planilla aparte, indicando la fecha, el monto, el concepto al que corresponde y la categoría, o colocarlo directamente en una planilla de cálculo general, que calculará los totales automáticamente.

Lo anterior es muy útil para el análisis a final del mes, pero para organizar lo que tenemos que pagar y que no se nos olvide nada, es importante hacer una lista de los pagos habituales y recurrentes junto a su fecha de vencimiento. ¡Cuidado con los anuales o de otros períodos de tiempo!

El seguimiento es la clave

Definir objetivos solamente no es suficiente, debemos hacer un seguimiento de ellos para poder alcanzarlos. De la misma manera, si no hacemos un seguimiento de nuestras finanzas, nunca las tendremos organizadas. Para ello debemos crear los procesos necesarios para que no se nos escape nada. Lo ideal es un proceso semanal y uno mensual, que agregaremos a nuestra lista de rutinas.

Proceso semanal

Luego de definir un día y hora específicos, cada semana deberemos realizar las siguientes actividades:

- verificar que hemos registrado todos los gastos de los últimos 7 días
- archivar las facturas y los recibos correspondientes
- hacer los pagos que vencen la semana próxima
- verificar que hayan quedado pagos los que vencían en esta semana

Proceso mensual

Cada final de mes, actualizaremos lo siguiente:

- Monto total de ahorros, sumando lo que podamos agregar este mes, y restando en caso de que hayamos gastado de un fondo de emergencia o de vacaciones u otro similar
- Monto total de gastos por categoría, viendo si es necesario ajustar los valores en el presupuesto para el próximo mes
- Nuevo monto de ingresos en la planilla u hoja del mes siguiente

Ahora sí, que el dinero vaya sólo a donde nosotros decidamos.

¿Cómo gestionan sus finanzas? ¿Les cuesta organizarlas más que otros aspectos de su vida, o menos?¿Cuál es su método?

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