Cómo las distracciones roban tu tiempo libre y 7 acciones para reducirlas

 

 Vivimos en este mundo moderno que nos tiene conectados las 24 horas a todo y a todos, lo cual es muy útil en ciertas situaciones pero no lo es cuando necesitamos trabajar eficientemente. El ser continuamente interrumpidos provoca que tardemos mucho más de lo que imaginamos en avanzar y terminar con nuestras actividades, haciéndonos menos productivos y provocando una pérdida de tiempo valiosísimo. ¿Es realmente obligatorio responder al instante cada conversación en la que nos involucran?

 

 

Muchos creen (y me lo han comentado) que hoy es fundamental permanecer todo el tiempo conectado y disponible, pero salvo para ciertos casos o momentos específicos como en los ámbitos de la medicina, atención al cliente u otro tipo de emergencias, eso nos perjudica más que beneficiarnos.

 

Si lo analizamos, cada interrupción se debe a la urgencia de otro y no a la nuestra. Se debe a que alguien considera que tiene un tema con alta prioridad y nos quiere imponer esa prioridad a nosotros también. Lo más probable es que para nosotros no tenga la misma prioridad porque sino ya estaríamos atendiendo ese asunto.

 

Entonces, lo que esta interrupción va a provocar es:

 

1- cortar el trabajo que estábamos haciendo

2- sacarnos del momento de concentración en el que estábamos

3.a- si accedemos a hacer lo que nos pidieron al interrumpirnos, nuestro trabajo pasa a segundo plano y queda pendiente

3.b- si logramos dejar para después o negarnos a lo que nos pidieron, retomaremos la tarea que estábamos haciendo pero nos llevará un tiempo volver a lograr el nivel de concentración que teníamos antes de la interrupción, un tiempo que tendremos que darlo por perdido.

4- esto último ocurrirá en el mejor de los casos, porque a veces luego de una interrupción, no volvemos a lo que estábamos haciendo sino que nos ponemos a hacer otra cosa (facebook…? Un café…?).

 

 

El costo de la interrupción

 

Gloria Mark, una investigadora de la universidad de California, determinó en un estudio que luego de una interrupción de sólo 5 minutos, puede tomarnos hasta 20 minutos o más volver al estado de concentración en el que estábamos previamente. Cuando ocurre esta pérdida de tiempo muchas veces se la compensa trabajando más rápido pero con un costo: mayor esfuerzo para conseguir la misma calidad de trabajo (o se produce un trabajo de menor calidad), mayor stress y mayor frustración. Esto es porque no solemos ser interrumpidos una sola vez al día sino muchísimas veces. Y así es como terminamos el día agotados y no por haber conseguido enormes logros. Con el correr del tiempo la frustración y el stress crecen hasta que “estallamos” de alguna manera: nuestra mente colapsa o el cuerpo nos da una voz de alarma.

 

 

Cómo controlar las distintas distracciones

 

Las diferentes formas en las que nos pueden distraer de lo que estamos haciendo son muchas: alguien entra a nuestra oficina o se para frente a nuestro escritorio, nos llaman por teléfono (fijo o celular),  nos envían e-mails, mensajes de texto (camino a la extinción pero, siempre alguno hay), whatsapp, redes sociales, etc. Esto no aplica sólo a nivel profesional, porque cuando estamos haciendo tareas en casa o estudiando pasa lo mismo. Aquí tendríamos que agregar que un familiar o amigo se acerca a hablarnos, nos pide que hagamos o compremos algo, o cualquier otra solicitud de los niños de la casa (el clásico: “MAMÁÁÁÁÁÁ….!!!”).

A esta lista también tenemos que agregarle las distracciones que surgen por nuestro lado, como tener hambre o sed, ganas de ir al baño, la necesidad de algún elemento que no tenemos cerca, alguna molestia física o nuestra mente que comienza a divagar.

Estas son algunas propuestas para controlar la mayoría de las interrupciones:

 

Ambiente de trabajo

 

Prepararlo para controlar todas las distracciones internas posibles:

 

• tener a mano bebida (saludable)
• snacks que nos aporte energía duradera como frutos secos o frutas
• muebles que nos permitan una postura lo más cómoda posible
• temperatura adecuada (es más recomendable que sea fresca y no cálida)
• buena luz y ventilación
• que estén cerca los materiales que usamos habitualmente

 

Repositorio de ideas

 

Definir un lugar preestablecido donde podamos anotar todo pensamiento que aparezca que no esté relacionado al trabajo que estamos haciendo en ese momento, para poder volver a él después (una preocupación, un llamado que debemos hacer, algo que tenemos que comprar, una idea que se nos ocurrió, etc)

 

Notificaciones

 

Apagar todas las del celular y de la computadora. Sí, borren la cara de horror que pusieron y saquen todos los ruiditos que suenan a cada rato. Si suena el aparato van a querer mirar de qué se trata y ya saben lo que va a pasar: ¡Ups! Sin darnos cuenta se nos fue media hora en Facebook o Instagram. Y si me dicen que no van a mirar el celular cuando suene, ¿entonces para qué queremos la notificación? Más abajo les digo cuándo nos ocupamos de los mensajes.

 

Bloques de tiempo de trabajo

 

Trabajar en bloques de tiempo fijo. En otro post vamos a hablar en más detalle de la técnica de “Time Blocking”, pero por ahora les sugiero usar  la técnica Pomodoro: trabajar ininterrumpidamente en un mismo tema por 25 minutos, hacer una pausa de 5 minutos y volver a iniciar otro bloque de 25. Usen los 5 minutos de recreo para despejar la mente, servirse un café, ir al baño o caminar unos pasos. ¡Y nada de multitasking! En otra publicación nos enfocaremos en este asunto y van a entender por qué es una debilidad, en lugar de una “habilidad” de la que estar orgullosos.

 

Eliminación de la revisión constante de mensajes

 

Determinar momentos del día en los que vamos a ver los mensajes que nos lleguen, ya sea e-mails, SMS, Whatsapp, etc. Salvo que estén en atención al cliente o que haya vidas que dependan de ello, NO es necesario responder al instante cada mensaje. Y mucho menos ver minuto a minuto lo que toda la gente publica en sus redes sociales. Eso tiene un impacto directo en el progreso que tendremos o no de lo que queremos lograr. ¿Sufren de “FOMO”? “FOMO” es una sigla que significa “Fear of Missing Out”, que sería tener miedo a perderse algo de lo que sucede. ¡Tranquilos! Es bueno saber que existe y reconocer si nos pasa, y luego calmar la ansiedad porque todo va a seguir ahí aunque nosotros entremos a revisar el celular sólo en ciertos momentos del día.

 

Notificaciones “permitidas”

 

Puede ser que debamos estar atentos en caso de tener algún familiar enfermo, o que nos puedan llamar de casa por alguna urgencia o de la escuela de los chicos. Es por eso que, en mi caso, las únicas notificaciones que tengo prendidas son:

 

• llamado telefónico (hoy en día no son tantos los que recibimos debido a las otras opciones de comunicación, pero no duden en quitar la notificación si reciben mucha cantidad)
• mensajes de Whatsapp de los contactos definidos como favoritos (idealmente ningún grupo). Incluso pueden poner un contacto como favorito por cierto período de tiempo, por ejemplo, la mamá de un amigo de nuestro hijo cuando él vaya a pasar el día en su casa
• alertas del calendario (¡no queremos perdernos una reunión por estar trabajando super concentrados!)

 

Les sugiero avisar a sus jefes y familiares cercanos que van a trabajar de esta manera para evitar conflictos o malas interpretaciones. Finalmente, esta forma de trabajar de ustedes también los beneficiará a ellos.

 

Interrupciones en persona

 

Para evitarlas , cierren la puerta de su oficina (si tienen una) durante los momentos de trabajo de máxima concentración, o sino es muy buena opción ponerse auriculares, cuanto más grandes, mejor. Es una clara señal de que estamos haciendo otra cosa, y además también sirve para aislarnos del ruido del ambiente, escuchando música que nos ayude a enfocarnos en la tarea.

Puede parecer difícil o hasta fuera de nuestro alcance poder realizar estas acciones, pero les puedo asegurar que funcionan y son muy efectivas, así que vale la pena implementarlas. Después de todo, nuestros objetivos y nuestro tiempo merecen el intento.

 

¿Por cuál pueden empezar hoy mismo? Cuéntenme cuál les resultó más efectiva o cuál les costó más llevarla a cabo.

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