Cómo crear un plan semanal y por qué lo necesitamos

 

 Hasta hace algunos años atrás, no hacía un plan semanal. Del lunes al viernes pasaban los días y yo iba atendiendo los temas a medida que llegaban, por lo que me resultaba muy difícil poder estimar cuándo iba a poder terminar una determinada tarea. Eso es lo mismo que subirnos a un bote y dejar que la marea nos lleve hacia donde quiera, mientras soñamos qué lindo sería alcanzar la orilla a la que queremos llegar. Si es su caso, les voy a enseñar cómo impedir que eso siga pasando y que la semana funcione a su favor.

 

 

No digo que la semana pueda llegar a ser un misterio total porque tenemos en nuestra agenda eventos especiales marcados. Por ejemplo, vencimientos de cuentas que tenemos que pagar, una reunión que mantendremos, e hitos importantes de proyectos en los que estamos involucrados (¡eso espero!).

 

¿Pero qué hacemos con el resto del tiempo? ¿Lo usamos de forma intencional para cumplir nuestros objetivos y aprovecharlo al máximo? Si no planeamos, el uso de nuestro tiempo lo definen los demás y nos regimos por sus propias prioridades, no por las nuestras. Por eso es mejor ser proactivos y usar nuestras horas (que no vuelven) de la manera que nosotros elijamos.

 

Si de todos los métodos y técnicas que he aprendido sobre planificación y productividad tuviera que elegir sólo uno para recomendar, probablemente sería hacer una planificación semanal. Veamos los pasos principales.

 

 

Paso 1: Día y hora

 

Lo primero que tenemos que hacer para empezar, ya sea que nunca lo hayan hecho o que lo hayan intentado antes sin éxito, es definir un día y hora fijos, y que van a respetar SIEMPRE. Para algunas personas lo mejor es el domingo, a la noche o a la tarde. Otros lo hacen el sábado por la mañana. En mi caso, prefiero hacerlo el viernes a primera hora de la mañana. Lo importante es tomar la decisión, poner un recordatorio que se repita, y empezar a hacerla sin falta.

 

 

Paso 2: Preparativos

 

Para poder iniciar debemos tener todo lo necesario a mano, de manera que fluya la revisión y tome el tiempo justo que se requiere. Las primeras veces quizás les lleve más tiempo pero luego verán que, con la práctica, irán haciéndola más rápido.

Es importante que tengan con ustedes: calendario o agenda, lista de tareas y proyectos, y lista de rutinas, como mínimo. Estos elementos los tendrán en su “centro de operaciones”, en caso de que lo hayan armado. Luego, inicien un cronómetro e intenten que la tarea completa no lleve más de 1 hora (recuerden que las primeras veces puede llevar más).

 

 

Paso 3: Eventos y compromisos

 

Tomen su agenda y revisen los eventos que tengan registrados con fecha (y hora) específicas de las próximas dos semanas (sí, es mejor no tener sorpresas hacia el viernes de que algo grande se acerca y no lo teníamos previsto). Yo los suelo tener en mi calendario de Google Calendar, y en mi planner mensual en la agenda, por lo que los transfiero a la sección donde tengo la semana a la vista con las horas. Debería estar registrando reuniones (de trabajo, escuela), encuentros, vencimientos de pagos, citas con médicos, etc

 

 

Paso 4: Revisión de la semana anterior

 

Luego de registrar todos los eventos en la agenda, reviso cómo fue la semana anterior con el objetivo de ver qué logré alcanzar, qué no y por qué. La idea es poder detectar todos los problemas que surgieron y que me impidieron progresar para poder “atacarlos” proactivamente y tratar de evitar de que sucedan situaciones similares de nuevo.

Es tan importante esta parte, que desde este año comencé a registrarlo, principalmente para identificar y poner en palabras las dificultades (y resolverlas), y para tener a la vista todo el progreso que fui haciendo con el correr de los días. Muchas veces necesitamos tener ese recordatorio y reconocer nuestro avance.

Por ejemplo, si veo que durante toda la semana no cumplí con mi rutina de actividad física, pero haciendo la revisión veo que fue porque me enfermé y me sentía mal para ejercitarme, no sólo no me “castigo” por no haber cumplido sino que incluso podría pensar de qué manera cambiar la rutina de ejercicios cuando no estoy bien físicamente.

 

 

Paso 5: Revisión de nuestros objetivos

 

Nuestras metas son las que definen la dirección que queremos darle a nuestra vida. Si no tenemos objetivos… ¿hacía adónde vamos? Si hacen el ejercicio de crearlos, durante esta acción semanal los revisaremos y veremos cuál es la siguiente acción que nos llevará a cumplirlos. Probablemente ya tengan la lista de tareas que necesitan hacer, hay que decidir con cuál seguir. Verifiquen si ya tienen incluidas esas actividades en su lista, y también si quedó alguna pendiente de la semana anterior para poder completarla.

Esto nos permite enfocar la semana en nuestras metas y no en las urgencias de los demás.

 

 

Paso 6: Revisión de las rutinas

 

Otro tema que deberíamos tener definido (y sino es buen momento para hacerlo) es la lista de rutinas. ¿Qué es todo aquello que hacemos recurrentemente? Veámosla para detectar lo que deberemos atender durante las dos próximas semanas, y agendémoslo también.

Yo tengo en mi lista ciertos pagos con vencimientos (aunque algunos sean por débitos automáticos, igual reviso que se hayan hecho), recambios de toallas y sabánas cierto día de la semana, cálculos de algunos impuestos, limpieza de ciertos artefactos de la casa que se hacen en determinada época, etc.

 

 

Paso 7: Determinar las tareas a realizar y cuándo

 

Ahora llegó el momento de tomar la lista de tareas que debemos hacer y definir cuáles son las principales, las que deberíamos completar la semana próxima “sí o sí”. También evaluaremos los bloques de tiempo que nos quedaron disponibles luego de haber ubicado los compromisos y las rutinas. Esto también lo dictará el esquema de semana ideal que hayamos trazado previamente.

Sobre esta base, distribuiremos las actividades que tendremos que realizar (colocando fecha a las tareas de la lista), y también las acciones a las que tenemos para darle seguimiento. No se cuestión que aquella tarea que le asignamos a otro se quede perdida en la estratósfera…

¡Cuidado! Que no sea todo trabajo: también asegúrense de asignarle tiempo a sus actividades familiares, con amigos o personales. Si sólo tenemos objetivos en el ámbito laboral, ¿ésa es la clase de vida que queremos llevar?

 

 

Paso 8: Extras y personalizaciones

 

En este paso es donde se van a adueñar del proceso y adaptarlo como necesiten. Primero van a agregarle al plan todos aquellos recordatorios o ajustes que considere necesarios para que la semana fluya de la mejor forma.

Una de las cosas que me aseguro de tener en mi planificación semanal es el plan de comidas. Es necesario no sólo para planificar mejor la variedad de comidas que vamos a consumir, sino también porque debemos asegurarnos de tener todos los ingredientes al momento de cocinar y evitar tener que salir corriendo a hacer alguna compra de último momento. Además, podemos dejar alguna opción más simple para un día que llegaremos tarde o que cocinará otro miembro de la familia.

En este punto también es donde reordeno mi lista de libros, curso, series y películas. De esa manera, cada vez que tengo un rato libre, sé enseguida dónde enfocarme para aprovecharlo. Y si me dieran ganas de ver algo en la tele, ya sé también con qué capítulo de serie o película seguir.

 

Espero que a partir de esta semana puedan definir un día y una hora, y comiencen a hacer (o retomen) el plan semanal. Les puedo asegurar que borrarán gran parte del stress (o todo)y además conseguirán lograr mucho más.

 

¿Suelen planear una vez por semana? Si ya lo hacen, ¿hay algún tip que quieran compartir para agregar a este plan?¡Me encantaría conocerlo!

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Photo by Natalia Segui from Planeando Voy